ImmoCopilot -- Benutzerhandbuch

Version 1.0 | Stand: März 2026

Schnelleinstieg

Sie sind neu bei ImmoCopilot? Diese fünf Kapitel helfen Ihnen beim Einstieg:

1. Erste Schritte -- Login, Dashboard, Navigation und Tastenkürzel kennenlernen
2. Objekte verwalten -- Ihre erste Immobilie anlegen und konfigurieren
3. Mietverhältnisse -- Mietverträge erstellen und Mieter zuordnen
4. Kontaktverwaltung -- Mieter, Handwerker und Dienstleister erfassen
5. Daten-Import/Export -- Bestehende Daten per CSV/Excel importieren

Empfohlene Reihenfolge: Kontakte anlegen --> Objekte erstellen --> Einheiten hinzufügen --> Mietverhältnisse einrichten --> Zahlungen erfassen. Der Import-Wizard (Kapitel 19) kann diese Schritte bei einem Systemwechsel beschleunigen.

Inhaltsverzeichnis

Einstieg

1. Erste Schritte -- Login, Dashboard, Navigation, Tastenkürzel, Dark Mode

Stammdaten

1. Objekte verwalten -- Immobilien anlegen, bearbeiten, Dashboard, Kalender
2. Mietverhältnisse -- Mietverträge, Konditionen, Status-Tracking

Finanzen

1. Mietübersicht & Zahlungen -- Zahlungserfassung, Mietanpassung, Mahnung
2. Nebenkostenabrechnung -- NK-Wizard, Kostenarten, PDF-Export (§556 BGB)
3. Finanzen (Buchhaltung) -- SKR-Kontenrahmen, DATEV, Budget, Berichte
4. Bankkonten -- Bank-Import, Auto-Matching, Kontoabstimmung

Betrieb

1. Kontaktverwaltung & Messaging -- Kontakte, Multi-Channel (E-Mail/SMS/Post/WhatsApp)
2. Portal-Nachrichten -- Mieterportal-Messaging zwischen Mieter und Verwalter
3. Zähler & Ablesungen -- Strom, Wasser, Gas, Wärme
4. Wartung & Instandhaltung -- Aufträge, AI-Erkennung, Fotos, Protokolle
5. Versicherungen -- Policen, Schadensmeldungen, Prämien
6. Sanierung & Modernisierung -- Projekte, Gantt, ROI, Förderung

Dokumente

1. Steuer-Center -- AfA, Anlage V, Spekulationssteuer, Grundsteuer
2. Dokumentenverwaltung -- Upload, Ordnerstruktur, OCR-Scan

Vorlagen & Protokolle

1. Vertragsgenerator -- Mietvertrag, Gewerbe, möbliert
2. Briefvorlagen -- Mieterhöhung, Kündigung, Selbstauskunft
3. Übergabeprotokoll -- Räume, Zähler, Schlüssel, PDF

Weitere Funktionen

1. Daten-Import/Export -- CSV/Excel Import, Immocloud-Format, DATEV
2. Mieterportal -- Mieter-Self-Service, GiroCode, Nachrichten
3. Multi-Channel Kommunikation -- E-Mail, SMS, Briefpost, WhatsApp
4. Administration -- Benutzerverwaltung, Bereiche, Tickets, Channels
5. Tastenkürzel & Tipps -- Navigation, Suche, Dark Mode, Barrierefreiheit
6. Glossar -- Fachbegriffe, Abkürzungen, Gesetzesreferenzen

Für wen ist dieses Handbuch?

Dieses Handbuch richtet sich an private und gewerbliche Vermieter, die ImmoCopilot zur Verwaltung ihrer Immobilien nutzen. Es ist bewusst anfängerfreundlich geschrieben: Fachbegriffe werden bei ihrer ersten Verwendung erklärt, praxisnahe Beispiele zeigen typische Arbeitsabläufe, und rechtliche Hinweise weisen auf wichtige Fristen und Pflichten hin.

Tipp für Einsteiger: Lesen Sie zuerst die fünf Kapitel im Schnelleinstieg (oben). Danach können Sie die weiteren Kapitel nach Bedarf konsultieren -- Sie müssen nicht das gesamte Handbuch von vorne bis hinten lesen. Im Glossar (Kapitel 24) finden Sie Erklärungen zu allen Fachbegriffen.

Praxisbeispiel: Stellen Sie sich vor, Sie sind Frau Weber und vermieten drei Wohnungen in Berlin. In jedem Kapitel begleitet Sie ein Praxisbeispiel, das zeigt, wie Frau Weber die jeweilige Funktion in ihrem Vermieter-Alltag einsetzt -- von der ersten Objektanlage bis zur Steuererklärung.

Über ImmoCopilot

ImmoCopilot ist eine umfassende Immobilienverwaltungssoftware für private und gewerbliche Vermieter. Die Software bietet:

• 24 Handbuchkapitel -- Von Stammdaten bis Glossar
• 28 Finanzrechner -- Rendite, Cashflow, Steuer, Bewertung
• 4 KI-Module -- Wartungstyp-Erkennung, Rent-Matching, Energieanalyse, Chatbot
• Multi-Channel Messaging -- E-Mail, SMS, Briefpost, WhatsApp
• Mieterportal -- Self-Service für Mieter mit eigenem Login
• 4 Sprachen -- Deutsch, Englisch, Türkisch, Polnisch
• DATEV-Export -- Direkte Schnittstelle zum Steuerberater
• DSGVO-konform -- Verschlüsselung, Datenlöschung, Audit-Trail

Konventionen in diesem Handbuch

Erste Schritte

Übersicht

Dieses Kapitel führt Sie durch den ersten Login, erklärt das Dashboard, die Navigation, Tastenkürzel, den Dark Mode und die Sprachwahl. Nach der Lektüre kennen Sie die wichtigsten Bedienelemente und können sich sicher durch ImmoCopilot bewegen.

Warum ist das wichtig?

Als Vermieter ist ImmoCopilot Ihr zentrales Werkzeug für die tägliche Verwaltungsarbeit. Wenn Sie die Bedienoberfläche nicht kennen, verlieren Sie wertvolle Zeit bei der Suche nach Funktionen und riskieren, wichtige Vorgänge wie überfällige Zahlungen oder offene Wartungsanfragen zu übersehen. Die ersten Schritte sollten Sie idealerweise direkt nach der Einrichtung Ihres Kontos durchführen -- noch bevor Sie Objekte und Mietverhältnisse anlegen. So stellen Sie sicher, dass Sie das Dashboard (die zentrale Übersichtsseite mit Ihren wichtigsten Kennzahlen) und die Navigation souverän beherrschen und von Anfang an effizient arbeiten.

Praxisbeispiel: Frau Weber hat gerade ImmoCopilot eingerichtet und loggt sich zum ersten Mal ein. Sie sieht das Dashboard mit den KPI-Karten (Kennzahl-Kacheln, die auf einen Blick die wichtigsten Zahlen zeigen) und erkennt sofort: Eine überfällige Zahlung von Mieter Hoffmann ist rot markiert. Per Klick auf die Karte gelangt sie direkt zur Mietübersicht und kann eine Zahlungserinnerung versenden. Ohne das Dashboard hätte sie diesen Rückstand erst beim manuellen Prüfen ihrer Kontoauszüge bemerkt.

Dieses Modul nutzen Sie jeden Tag als Erstes, wenn Sie sich in ImmoCopilot einloggen -- das Dashboard ist Ihr Startpunkt für den täglichen Überblick.

Login

Anmeldung durchführen

1. Öffnen Sie https://ihre-domain.de/ui/ in Ihrem Browser (Chrome, Firefox, Edge oder Safari)
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein
3. Geben Sie Ihr Passwort ein
4. Optional: Aktivieren Sie "Angemeldet bleiben" -- so müssen Sie sich nicht bei jedem Besuch neu einloggen
5. Klicken Sie auf "Einloggen"

Passwort vergessen

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben:

1. Klicken Sie auf "Passwort vergessen?" auf der Login-Seite
2. Geben Sie Ihre registrierte E-Mail-Adresse ein
3. Sie erhalten einen Link zum Zurücksetzen per E-Mail
4. Klicken Sie auf den Link und vergeben Sie ein neues Passwort

Tipp: Verwenden Sie ein sicheres Passwort mit mindestens 8 Zeichen, Groß- und Kleinbuchstaben sowie Zahlen.

Erstanmeldung

Wenn Sie eine Einladungs-E-Mail von einem Administrator erhalten haben:

1. Klicken Sie auf den Einladungslink in der E-Mail
2. Vergeben Sie Ihr Passwort
3. Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail und dem neuen Passwort an

Dashboard (Übersicht)

Nach dem Login gelangen Sie zur Verwaltungsübersicht -- Ihrem zentralen Cockpit.

KPI-Karten

Das Dashboard zeigt Ihnen auf einen Blick die wichtigsten Kennzahlen:

Klicken Sie auf eine Karte, um direkt zum entsprechenden Modul zu navigieren. So springen Sie beispielsweise von der Karte "Überfällige Zahlungen" direkt zur Mietübersicht mit dem passenden Filter.

Aktivitäten-Timeline

Wechseln Sie zum Tab "Aktivitäten", um eine chronologische Liste aller Änderungen zu sehen:

• Neue Kontakte angelegt
• Wartungsaufträge erstellt oder abgeschlossen
• Zahlungseingänge erfasst
• Dokumente hochgeladen
• Mietverträge geändert

Die Timeline zeigt die letzten Aktivitäten aller Benutzer und hilft Ihnen, den Überblick über die täglichen Vorgänge zu behalten.

Schnellaktionen

Über die Schaltflächen im Dashboard können Sie häufige Aufgaben direkt starten:

Navigation

Sidebar (links)

Die Sidebar zeigt alle Module gruppiert nach Thema. Sie ist immer sichtbar und ermöglicht den schnellen Wechsel zwischen Modulen:

Neben dem Menüpunkt Portal-Nachrichten wird ein Badge mit der Anzahl ungelesener Nachrichten angezeigt (siehe Kapitel 09).

Dropdown-Navigation (oben)

Alternativ nutzen Sie die Dropdown-Buttons über dem Inhaltsbereich:

• STAMMDATEN --> Übersicht, Objekte, Mietverhältnisse
• FINANZEN --> Mietübersicht, Nebenkosten, Finanzen, Bankkonten
• BETRIEB --> Kontakte, Portal-Nachrichten, Zähler, Wartung, Versicherungen, Sanierung
• DOKUMENTE --> Steuern, Dokumente
• VORLAGEN & PROTOKOLLE --> Verträge, Briefvorlagen, Übergabeprotokoll

Topbar (oben rechts)

Die obere Leiste enthält:

Tastenkürzel

Drücken Sie ? um jederzeit alle verfügbaren Tastenkürzel als Overlay einzublenden.

Navigation

Aktionen

Tipp: Alt + N erkennt automatisch, in welchem Modul Sie sich befinden, und öffnet das passende Erstellungsformular. Siehe auch Kapitel 23: Tastenkürzel & Tipps für die vollständige Übersicht.

Dark Mode

Umschalten

1. Klicken Sie auf das Mond-Symbol oben rechts in der Topbar, um den Dunkelmodus zu aktivieren
2. Klicken Sie auf das Sonnen-Symbol, um zum hellen Design zurückzukehren
3. Die Einstellung wird automatisch gespeichert und beim nächsten Login wiederhergestellt

Vorteile des Dark Mode

• Reduzierte Augenbelastung bei Arbeit in dunkler Umgebung
• Geringerer Energieverbrauch auf OLED-Displays
• Weniger visuelle Ablenkung durch reduzierte Helligkeit

Sprache wechseln

ImmoCopilot unterstützt vier Sprachen:

So wechseln Sie die Sprache

1. Klicken Sie auf das Sprach-Dropdown (z.B. "DE") oben rechts in der Topbar
2. Wählen Sie die gewünschte Sprache
3. Die Oberfläche wird sofort in der gewählten Sprache angezeigt
4. Die Einstellung wird für Ihren Account gespeichert

Hinweis: Die Sprachwahl betrifft nur die Benutzeroberfläche. Ihre eingegebenen Daten (Namen, Adressen, Notizen) bleiben unverändert.

Globale Suche

⚠️ Wichtig: Verwenden Sie für jeden Benutzer eine individuelle E-Mail-Adresse. Gemeinsam genutzte Zugangsdaten erschweren die Nachvollziehbarkeit von Änderungen im Audit-Trail (der Änderungshistorie, die protokolliert, wer wann was geändert hat) und können bei mehreren gleichzeitigen Sitzungen zu Datenkonflikten führen.

Die globale Suche (Ctrl + K) durchsucht alle Module gleichzeitig:

1. Drücken Sie Ctrl + K oder klicken Sie auf das Suchfeld in der Topbar
2. Geben Sie einen Suchbegriff ein (z.B. Name, Adresse, Objektbezeichnung)
3. Ergebnisse werden nach Kategorie gruppiert angezeigt (Kontakte, Objekte, Einheiten, etc.)
4. Klicken Sie auf ein Ergebnis, um direkt dorthin zu navigieren

Die Suche unterstützt Teilbegriffe -- "Mül" findet "Müller", "Mülheim" und "Müllentsorgung".

Fehlerbehebung

Häufige Fragen

Kann ich ImmoCopilot auf dem Smartphone nutzen? Ja, die Benutzeroberfläche ist responsiv und passt sich automatisch an kleinere Bildschirme an. Alle Kernfunktionen sind auf Mobilgeräten verfügbar.

Wie viele Benutzer können gleichzeitig arbeiten? Es gibt keine Beschränkung der gleichzeitigen Benutzer. Jeder Benutzer arbeitet mit seinem eigenen Account und sieht Änderungen anderer Benutzer in Echtzeit in der Aktivitäten-Timeline.

Wo finde ich die Verwaltung/Administration? Die Administration ist über das Profilmenü (oben rechts) erreichbar und steht nur Benutzern mit der Rolle Admin zur Verfügung. Siehe Kapitel 22: Administration.

Wie ändere ich mein Passwort? Klicken Sie auf das Profilmenü oben rechts, wählen Sie "Profil bearbeiten" und ändern Sie Ihr Passwort im entsprechenden Abschnitt.

Werden meine Daten automatisch gespeichert? Nein, Änderungen müssen explizit über den "Speichern"-Button bestätigt werden. Es gibt keine automatische Speicherung, um versehentliche Änderungen zu vermeiden.

Objekte verwalten

Übersicht

Im Modul Objekte verwalten Sie Ihre Immobilien -- Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäuser, Gewerbeimmobilien, Einfamilienhäuser und mehr. Jedes Objekt enthält eine oder mehrere Einheiten (Wohnungen, Stellplätze, Gewerbeflächen), die wiederum Mietverträgen zugeordnet werden. Objekte bilden die Grundstruktur Ihrer Verwaltung und verknüpfen alle weiteren Module: Finanzen, Wartung, Versicherungen, Zähler und Dokumente beziehen sich immer auf ein konkretes Objekt.

Navigation: Verwaltung --> STAMMDATEN --> Objekte

Warum ist das wichtig?

Objekte sind das Fundament Ihrer gesamten Verwaltung -- ohne ein angelegtes Objekt können Sie weder Mietverträge erstellen noch Nebenkostenabrechnungen durchführen oder Wartungsaufträge zuordnen. Wenn Sie Ihre Immobilien nicht vollständig mit Einheiten (einzelne Wohnungen, Stellplätze oder Gewerbeflächen innerhalb eines Gebäudes), Adressdaten und Energieinformationen pflegen, fehlen später wichtige Angaben in Verträgen, Abrechnungen und der Steuererklärung. Legen Sie daher jedes Objekt direkt nach dem Kauf oder der Übernahme in die Verwaltung an -- idealerweise noch bevor der erste Mietvertrag erstellt wird.

Praxisbeispiel: Frau Weber kauft ein Mehrfamilienhaus in Berlin-Neukölln mit drei Wohnungen und einem Stellplatz. Sie legt das Objekt "Sonnenallee 42" an, trägt Baujahr 1965 ein (wichtig für die AfA-Berechnung -- die steuerliche Abschreibung des Gebäudewerts), wählt die Kategorie "Mehrfamilienhaus" und erstellt vier Einheiten: "Whg EG links, Whg 1. OG links, Whg 2. OG links, Stellplatz 1". Danach sind alle Einheiten sofort für Mietverträge, Zähler und Versicherungen verfügbar.

Dieses Modul nutzen Sie typischerweise beim Kauf einer neuen Immobilie oder wenn sich Stammdaten ändern (z.B. nach einer Sanierung oder Teilung).

⚠️ Wichtig: Tragen Sie das Baujahr korrekt ein -- es bestimmt den AfA-Satz (Abschreibungssatz) für Ihre Steuererklärung. Ein falsches Baujahr kann zu fehlerhaften Steuerberechnungen führen und Probleme mit dem Finanzamt verursachen.

Sub-Tabs

Objekte-Tabelle

Die Hauptansicht zeigt alle Ihre Objekte als Tabelle mit folgenden Spalten:

Sortieren und Filtern

• Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um aufsteigend oder absteigend zu sortieren
• Nutzen Sie das Suchfeld oberhalb der Tabelle, um nach Name, Adresse oder Stadt zu filtern
• Filtern Sie nach Status (Aktiv, Entwurf, Archiviert) über die Filter-Chips
• Die Suche unterstützt Teilbegriffe -- "Muster" findet "Musterstraße", "Mustermann" usw.

Neues Objekt anlegen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Klicken Sie auf "+ Neu" (oder drücken Sie Alt + N)
2. Füllen Sie die Pflichtfelder aus:
3. Name -- Bezeichnung des Objekts (z.B. "Musterstraße 10" oder "Wohnanlage Am Park")
4. Straße und Hausnummer
5. PLZ und Ort
6. Kategorie -- Wählen Sie den Immobilientyp:

1. Fügen Sie mindestens eine Einheit hinzu (z.B. "Whg 1", "EG links", "Stellplatz 3")
2. Optionale Felder:
3. Baujahr -- Relevant für AfA-Berechnung (siehe Kapitel 14: Steuer-Center)
4. Grundstücksfläche -- In m²
5. Energiedaten -- Energieausweis, Energieklasse (A+ bis H)
6. Eigentümer -- Verknüpfung mit einem Kontakt (siehe Kapitel 08: Kontakte)
7. Bereich -- Zuordnung zu einem organisatorischen Bereich (siehe Kapitel 22: Administration)
8. Klicken Sie auf "Speichern"

Tipp: Für Mehrfamilienhäuser können Sie mehrere Einheiten gleichzeitig anlegen -- trennen Sie die Bezeichnungen durch Komma (z.B. "Whg 1, Whg 2, Whg 3, Stellplatz 1").

Objekt bearbeiten

1. Klicken Sie auf ein Objekt in der Tabelle
2. Das Bearbeitungsformular öffnet sich mit drei Tabs:

Tab: Formulardaten

Alle Stammdaten bearbeiten: Name, Adresse, Kategorie, Einheiten, Energiedaten und Notizen.

Tab: Kommunikationslog

Dokumentieren Sie objektbezogene Kommunikation: Telefonate mit Behörden, Absprachen mit Handwerkern, Vermerke zu Besichtigungen etc.

Tab: Änderungshistorie

Vollständiger Audit-Trail: Wer hat wann welches Feld geändert? Alter und neuer Wert werden protokolliert.

Notizen hinzufügen

Im Bearbeitungsformular können Sie Notizen hinterlegen -- ideal für interne Vermerke, Besonderheiten oder Anweisungen an Teammitglieder. Beispiele:

• "Hausverwaltung: Meier GmbH, Ansprechpartner Herr Schmidt"
• "Dach wurde 2024 neu eingedeckt"
• "Parkplätze nur für EG-Mieter"

Dashboard

Wechseln Sie zum DASHBOARD Sub-Tab für eine grafische Übersicht:

KPI-Karten

Charts

• Donut-Chart: Objekte nach Typ (Eigentumswohnung, MFH, Gewerbe, etc.)
• Balken-Chart: Status-Verteilung (Aktiv vs. Entwurf vs. Archiviert)

Kalender

Der KALENDER Sub-Tab zeigt objektbezogene Termine:

• Wartungstermine (aus dem Modul Wartung -- siehe Kapitel 11)
• Versicherungsfälligkeiten (aus dem Modul Versicherungen -- siehe Kapitel 12)
• Mietvertragsenden (aus dem Modul Mietverhältnisse -- siehe Kapitel 03)
• Eigene Kalendereinträge

Export

Über das AKTIONEN-Dropdown (oben rechts) können Sie exportieren:

Archivieren und Wiederherstellen

Objekt archivieren

1. Wählen Sie ein Objekt aus
2. Klicken Sie auf "Archivieren" im Aktionsmenü
3. Archivierte Objekte verschwinden aus der aktiven Liste

Archivierte Objekte anzeigen

1. Aktivieren Sie "Archivierte anzeigen" über der Tabelle
2. Archivierte Objekte werden mit dem Status "Archiviert" angezeigt
3. Klicken Sie auf ein archiviertes Objekt und wählen Sie "Wiederherstellen"

Wichtig: Objekte mit aktiven Mietverträgen können nicht archiviert werden. Beenden Sie zuerst alle zugehörigen Mietverhältnisse (siehe Kapitel 03: Mietverhältnisse).

Zusammenspiel mit anderen Modulen

Tastenkürzel

Fehlerbehebung

Häufige Fragen

Kann ich ein Objekt nachträglich in einen anderen Bereich verschieben? Ja, öffnen Sie das Objekt, ändern Sie das Feld "Bereich" und speichern Sie. Alle zugehörigen Daten (Mietverträge, Finanzen, Dokumente) werden automatisch dem neuen Bereich zugeordnet.

Wie viele Einheiten kann ein Objekt haben? Es gibt keine technische Obergrenze. Sowohl eine einzelne Eigentumswohnung (1 Einheit) als auch große Wohnanlagen mit 100+ Einheiten können verwaltet werden.

Kann ich gelöschte Objekte wiederherstellen? Ja, archivierte Objekte können über "Archivierte anzeigen" --> "Wiederherstellen" zurückgeholt werden. Objekte werden nicht endgültig gelöscht, sondern nur archiviert.

Wo trage ich die Bankverbindung des Vermieters ein? Die Bankverbindung wird im Kontakt des Eigentümers hinterlegt (siehe Kapitel 08: Kontakte) und im Vertragsgenerator (siehe Kapitel 16) automatisch übernommen.

Wie wirken sich Energiedaten auf andere Module aus? Die Energieklasse wird im Mieterportal angezeigt (siehe Kapitel 20) und ist relevant für die Nebenkostenabrechnung, Sanierungsplanung und den Energieausweis.

Mietverhältnisse

Übersicht

Im Modul Mietverhältnisse verwalten Sie alle Mietverträge -- von der Vertragserstellung bis zur Kündigung. Jedes Mietverhältnis verbindet einen Mieter (Kontakt mit Rolle "Mieter") mit einer Einheit eines Objekts und definiert die Mietkonditionen: Kaltmiete, Nebenkosten, Kaution und Vertragslaufzeit.

Mietverhältnisse sind die Grundlage für die Mietübersicht, Nebenkostenabrechnung, den Vertragsgenerator und das Mieterportal. Erst wenn ein Mietverhältnis aktiv ist, können Zahlungen erfasst und Abrechnungen erstellt werden.

Navigation: Verwaltung --> STAMMDATEN --> Mietverhältnisse

Warum ist das wichtig?

Das Mietverhältnis ist das Herzstück der Immobilienverwaltung -- es verknüpft einen Mieter mit einer Einheit und legt fest, wie viel Miete monatlich fällig wird. Ohne ein korrekt angelegtes Mietverhältnis kann ImmoCopilot keine Sollstellungen (erwartete monatliche Zahlungseingänge) erzeugen, keine Nebenkostenabrechnungen erstellen und keine Zahlungserinnerungen versenden. Sie legen ein Mietverhältnis typischerweise nach dem Einzug eines neuen Mieters an -- direkt nachdem Sie den Kontakt erfasst und das Objekt mit Einheiten vorbereitet haben.

Praxisbeispiel: Frau Weber vermietet eine ihrer drei Wohnungen in Berlin an Herrn Hoffmann. Sie legt ein neues Mietverhältnis an: Objekt "Sonnenallee 42", Einheit "Whg EG links", Mieter "Hoffmann", Kaltmiete (die reine Miete ohne Nebenkosten) 650 EUR, Nebenkosten 150 EUR, Kaution 1.950 EUR (drei Nettokaltmieten). Die Warmmiete (Kaltmiete + Nebenkosten) von 800 EUR wird automatisch berechnet. Ab sofort generiert das System monatliche Sollstellungen und warnt Frau Weber, wenn eine Zahlung überfällig wird.

Nach dem Einzug eines neuen Mieters ist das Anlegen des Mietverhältnisses der erste Schritt in ImmoCopilot.

⚠️ Wichtig: Die Kaution darf gesetzlich maximal drei Nettokaltmieten betragen (§551 BGB). Der Mieter hat das Recht, die Kaution in drei gleichen monatlichen Raten zu zahlen. Die erste Rate ist zu Beginn des Mietverhältnisses fällig.

Sub-Tabs

Mietverhältnisse-Tabelle

Die Hauptansicht zeigt alle Verträge:

Status-Filter

Nutzen Sie die Filter-Badges über der Tabelle, um die Ansicht einzuschränken:

Neues Mietverhältnis anlegen

Voraussetzungen

Bevor Sie ein Mietverhältnis anlegen können, müssen folgende Daten vorhanden sein:

1. Objekt mit Einheit -- Das Objekt muss mindestens eine freie Einheit haben (siehe Kapitel 02: Objekte)
2. Kontakt mit Rolle "Mieter" -- Der Mieter muss als Kontakt angelegt sein (siehe Kapitel 08: Kontakte)

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Klicken Sie auf "+ Neu" (oder drücken Sie Alt + N)
2. Wählen Sie das Objekt aus dem Dropdown
3. Wählen Sie die Einheit (nur freie Einheiten werden angezeigt)
4. Wählen Sie den Mieter (nur Kontakte mit Rolle "Mieter" erscheinen)
5. Füllen Sie die Konditionen aus:

1. Klicken Sie auf "Speichern"

Wichtig: Der Mieter muss vorher als Kontakt angelegt sein und die Rolle "Mieter" haben. Erstellen Sie den Kontakt unter Verwaltung --> Kontakte (siehe Kapitel 08).

Tipp: Die Warmmiete wird automatisch berechnet (Kaltmiete + NK + ggf. Heizkosten). Sie müssen sie nicht manuell eingeben.

Mietverhältnis bearbeiten

1. Klicken Sie auf ein Mietverhältnis in der Tabelle
2. Ändern Sie die gewünschten Felder
3. Die Warmmiete wird automatisch neu berechnet
4. Klicken Sie auf "Speichern"

Tabs im Bearbeitungsdialog

Mieterhöhung durchführen

Um eine Mieterhöhung zu dokumentieren:

1. Öffnen Sie das betroffene Mietverhältnis
2. Ändern Sie die Kaltmiete auf den neuen Betrag
3. Die Änderung wird automatisch im Audit-Log dokumentiert
4. Für das formelle Schreiben nutzen Sie die Briefvorlage "Mieterhöhung" (siehe Kapitel 17: Briefvorlagen)

Alternativ steht der Mietanpassungs-Wizard im Modul Mietübersicht zur Verfügung (siehe Kapitel 04: Mietübersicht).

Dashboard

Das DASHBOARD zeigt auf einen Blick:

Donut-Chart: Verteilung der Mietverhältnisse nach Status (Aktiv, Kündigung, Beendet, Entwurf).

Kalender

Der KALENDER zeigt wichtige Vertragstermine farbcodiert:

Export

Über AKTIONEN können Sie exportieren:

Zusammenspiel mit anderen Modulen

Tastenkürzel

Fehlerbehebung

Häufige Fragen

Kann ein Mieter mehrere Mietverhältnisse haben? Ja, ein Mieter kann mehrere Einheiten mieten (z.B. Wohnung + Stellplatz). Legen Sie für jede Einheit ein eigenes Mietverhältnis an.

Was passiert bei einer Mieterhöhung mit den laufenden Zahlungen? Bestehende Zahlungseinträge werden nicht automatisch angepasst. Neue Zahlungen ab dem Änderungsdatum verwenden die aktualisierte Miethöhe als Sollbetrag.

Kann ich ein beendetes Mietverhältnis reaktivieren? Ja, öffnen Sie das Mietverhältnis und ändern Sie den Status zurück auf "Aktiv". Dies ist z.B. nützlich, wenn eine Kündigung zurückgenommen wird.

Wie dokumentiere ich einen Mieterwechsel? Beenden Sie das alte Mietverhältnis, erstellen Sie ein Übergabeprotokoll (siehe Kapitel 18) und legen Sie ein neues Mietverhältnis mit dem neuen Mieter an.

Werden die NK-Vorauszahlungen automatisch in die Nebenkostenabrechnung übernommen? Ja, die hier hinterlegten NK-Vorauszahlungen dienen als Basis für die Nebenkostenabrechnung (siehe Kapitel 05: Nebenkosten).

Mietübersicht & Zahlungen

Übersicht

Die Mietübersicht ist Ihre zentrale Stelle für alle Mietzahlungen -- erfassen, überwachen, mahnen und analysieren. Hier sehen Sie auf einen Blick, welche Mieten eingegangen sind, welche noch ausstehen und welche überfällig sind. Die automatische Verknüpfung mit dem Bankkonten-Modul ermöglicht ein effizientes Matching von Banktransaktionen zu Mietzahlungen.

Navigation: Verwaltung --> FINANZEN --> Mietübersicht

Warum ist das wichtig?

Die Mietübersicht ist Ihr finanzielles Kontrollzentrum: Hier erkennen Sie sofort, welcher Mieter pünktlich gezahlt hat und wo Rückstände entstehen. Wenn Sie Zahlungseingänge nicht regelmäßig prüfen, wachsen Mietrückstände unbemerkt an -- und je länger Sie mit einer Zahlungserinnerung (Mahnung) warten, desto schwieriger wird es, ausstehende Beträge einzufordern. Dieses Modul nutzen Sie typischerweise am Monatsanfang, wenn Sie die Mieteingänge prüfen und offene Posten bearbeiten.

Praxisbeispiel: Frau Weber öffnet am 5. eines Monats die Mietübersicht und sieht drei Zahlungen: Zwei Mieter haben pünktlich bezahlt (Status "Bezahlt", grün), aber die Zahlung von Herrn Hoffmann ist als "Überfällig" (rot) markiert. Frau Weber klickt auf die offene Zahlung, wählt "Zahlungserinnerung senden" und schickt per E-Mail eine freundliche Mahnung. Zwei Tage später geht die Zahlung ein -- sie ordnet die Banktransaktion zu und der Status wechselt auf "Bezahlt".

⚠️ Wichtig: Mieterhöhungen unterliegen der Kappungsgrenze (§558 Abs. 3 BGB): Die Kaltmiete darf innerhalb von drei Jahren um maximal 20% (in Gebieten mit angespanntem Wohnungsmarkt 15%) steigen. Der Mietanpassungs-Wizard prüft diese Grenze automatisch.

Sub-Tabs

Zahlungen-Tabelle

Status-Filter

Zahlung erfassen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Klicken Sie auf "Zahlung anlegen" (oder drücken Sie Alt + N)
2. Wählen Sie das Mietverhältnis aus dem Dropdown
3. Füllen Sie die Felder aus:

1. Klicken Sie auf "Speichern"

Tipp: Nutzen Sie die Bank-Zuordnung (siehe unten), um Banktransaktionen automatisch Mietzahlungen zuzuordnen. Das spart manuelles Erfassen.

Zahlungsdetails

Klicken Sie auf eine Zahlung, um das Detail-Panel zu öffnen:

Zahlungsinformationen

Alle Details zur Zahlung: Zeitraum, Beträge, Status, Zahlungsart und Buchungsdatum.

Zahlungserinnerung (Mahnung)

Direkt aus dem Detail-Panel können Sie eine Zahlungserinnerung an den Mieter senden:

1. Klicken Sie auf "Zahlungserinnerung senden"
2. Wählen Sie den Kanal: E-Mail, SMS oder Briefpost
3. Der Text wird automatisch mit den Zahlungsdaten befüllt
4. Passen Sie den Text bei Bedarf an
5. Klicken Sie auf "Senden"

Hinweis: Für den Versand per SMS oder Briefpost müssen die entsprechenden Kanäle konfiguriert sein (siehe Kapitel 21: Multi-Channel Kommunikation).

Bank-Zuordnung

Im Detail-Panel können Sie eine Banktransaktion mit der Zahlung verknüpfen:

1. Klicken Sie auf "Banktransaktion zuordnen"
2. Wählen Sie aus den unzugeordneten Transaktionen
3. Die Zuordnung wird gespeichert und der Zahlungsstatus aktualisiert

Nächste offene Zahlung

Am unteren Rand des Panels finden Sie einen Schnelllink zur nächsten offenen Zahlung desselben Mieters -- ideal für die sequenzielle Bearbeitung.

Mietanpassungs-Wizard

Für Mieterhöhungen steht ein 3-Schritt-Wizard zur Verfügung:

Schritt 1: Mietverhältnis wählen

Wählen Sie das Mietverhältnis, dessen Miete angepasst werden soll.

Schritt 2: Neue Miete festlegen

Schritt 3: Bestätigung

Zusammenfassung mit automatischer Prüfung:

• Kappungsgrenze: Die Mieterhöhung darf innerhalb von 3 Jahren maximal 20% (in einigen Gemeinden 15%) betragen (§558 Abs. 3 BGB)
• Mietpreisbremse: Bei Neuvermietungen darf die Miete max. 10% über der ortsüblichen Vergleichsmiete liegen (§556d BGB)

Tipp: Nutzen Sie die Briefvorlage "Mieterhöhung" (siehe Kapitel 17: Briefvorlagen), um das formelle Schreiben an den Mieter zu erstellen.

Dashboard

Das DASHBOARD zeigt auf einen Blick:

Kalender

Der KALENDER zeigt Fälligkeitstermine farbcodiert:

Export

Über AKTIONEN:

Zusammenspiel mit anderen Modulen

Tastenkürzel

Fehlerbehebung

Häufige Fragen

Werden Zahlungen automatisch aus dem Bankkonto übernommen? Nicht automatisch, aber das automatische Matching im Bankkonten-Modul (siehe Kapitel 07) schlägt Zuordnungen vor und kann Zahlungen mit einem Klick erstellen.

Kann ich Zahlungen für mehrere Monate gleichzeitig anlegen? Nein, Zahlungen werden einzeln pro Monat angelegt. Für die Ersterfassung vieler Zahlungen nutzen Sie den Import-Wizard (siehe Kapitel 19: Import/Export).

Was ist der Unterschied zwischen "Offen" und "Überfällig"? "Offen" bedeutet, die Zahlung ist noch nicht fällig (Fälligkeitsdatum liegt in der Zukunft). "Überfällig" bedeutet, das Fälligkeitsdatum ist verstrichen und die Zahlung ist nicht als bezahlt markiert.

Kann ich eine Ratenzahlung erfassen? Ja, erfassen Sie Teilzahlungen mit dem Status "Teilweise". Im Feld "Gezahlter Betrag" tragen Sie den jeweiligen Teilbetrag ein. Bei jeder weiteren Rate aktualisieren Sie den Betrag.

Wie mahne ich einen Mieter? Öffnen Sie die überfällige Zahlung und klicken Sie auf "Zahlungserinnerung senden". Wählen Sie den Kanal (E-Mail, SMS, Post) und senden Sie die Mahnung direkt aus dem System.

Nebenkostenabrechnung

Übersicht

Das Modul Nebenkosten erstellt rechtssichere Betriebskostenabrechnungen nach §556 BGB -- vom Entwurf bis zum mieterfertigen PDF. Der 3-Schritt-Wizard führt Sie durch die Erstellung: Grunddaten festlegen, Positionen hinzufügen und Anhänge beifügen. Am Ende erhalten Sie ein druckfertiges PDF mit automatisch berechneter §35a EStG Bescheinigung in vier Sprachen.

Die Nebenkostenabrechnung greift auf Daten aus den Modulen Mietverhältnisse (NK-Vorauszahlungen), Zähler (Verbrauchswerte), Versicherungen (Prämien) und Finanzen (Kosten) zurück.

Navigation: Verwaltung --> FINANZEN --> Nebenkosten

Warum ist das wichtig?

Die Nebenkostenabrechnung (auch Betriebskostenabrechnung genannt) ist eine der komplexesten und rechtlich sensibelsten Aufgaben in der Immobilienverwaltung. Fehler führen zu berechtigten Widersprüchen der Mieter und können dazu führen, dass die gesamte Abrechnung unwirksam wird. Wenn Sie die Abrechnung nicht fristgerecht erstellen, verfällt Ihr Nachzahlungsanspruch komplett. Dieses Modul nutzen Sie typischerweise im ersten Quartal des neuen Jahres, um die Abrechnung für das Vorjahr zu erstellen.

Praxisbeispiel: Frau Weber erstellt im Februar 2026 die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2025 für ihre drei Wohnungen in der Sonnenallee 42. Der Wizard berechnet automatisch die Vorauszahlungen (12 x 150 EUR = 1.800 EUR für Herrn Hoffmann). Sie trägt die Kostenarten ein: Heizung 2.400 EUR (Verteilerschlüssel "Verbrauch"), Wasser 900 EUR (nach Personenzahl), Grundsteuer 600 EUR (nach Wohnfläche). Das Ergebnis: Herr Hoffmann hat ein Guthaben von 87 EUR. Frau Weber stellt die Abrechnung als PDF aus und sendet sie per Briefpost.

⚠️ Wichtig: Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden (§556 Abs. 3 BGB). Für das Abrechnungsjahr 2025 also bis spätestens 31.12.2026. Nach Ablauf dieser Frist können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen -- Guthaben des Mieters müssen Sie trotzdem auszahlen.

⚠️ Wichtig: Heizkosten und Warmwasserkosten müssen zu mindestens 50% nach Verbrauch abgerechnet werden (Heizkostenverordnung -- HeizkostenV). Dafür benötigen Sie Zähler mit Ablesungen (siehe Kapitel 10: Zähler).

Sub-Tabs

Abrechnungen-Tabelle

Neue NK-Abrechnung erstellen

Der 3-Schritt-Wizard führt Sie durch die Erstellung:

Schritt 1: Grunddaten

Hinweis: Der Abrechnungszeitraum beträgt in der Regel 12 Monate (Kalenderjahr). Bei unterjährigem Mieterwechsel wird der Zeitraum anteilig berechnet.

Schritt 2: Positionen

Fügen Sie die einzelnen Kostenarten hinzu. Jede Position enthält:

Verfügbare Kostenarten

Verteilerschlüssel

Tipp: Für Heizung und Warmwasser ist die Verteilung nach Verbrauch gesetzlich vorgeschrieben (HeizkostenV). Legen Sie entsprechende Zähler an (siehe Kapitel 10: Zähler).

Schritt 3: Anhänge

Saldo-Berechnung

Die Abrechnung berechnet automatisch:

• Positiver Saldo = Guthaben für den Mieter (grün) -- Rückzahlung erforderlich
• Negativer Saldo = Nachzahlung durch den Mieter (rot)

PDF-Export

Sechs verschiedene Formate stehen zur Verfügung:

Tipp: Das mieterfertige PDF enthält automatisch: Mieteradresse, Absenderadresse, Bankverbindung, §35a EStG Bescheinigung und ist in 4 Sprachen verfügbar (DE, EN, TR, PL). Über den Post-Kanal können Sie die Abrechnung direkt per Brief an den Mieter senden (siehe Kapitel 21: Messaging).

Dashboard

Kalender

Zusammenspiel mit anderen Modulen

Tastenkürzel

Fehlerbehebung

Häufige Fragen

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung zugestellt werden? Innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums (§556 Abs. 3 BGB). Für das Abrechnungsjahr 2025 also bis spätestens 31.12.2026. Bei Fristversäumnis kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen.

Kann ich eine Abrechnung nachträglich korrigieren? Entwürfe können jederzeit bearbeitet werden. Bereits ausgestellte Abrechnungen sollten storniert und neu erstellt werden, um eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten.

Welche Kosten sind nicht umlagefähig? Verwaltungskosten (bei Wohnraum), Instandsetzungskosten, Rücklagen, Leerstandskosten und Modernisierungskosten sind nicht auf Mieter umlagefähig. Markieren Sie diese Positionen als "nicht umlagefähig".

Kann ich eine Abrechnung in mehreren Sprachen erstellen? Ja, das mieterfertige PDF kann in Deutsch, Englisch, Türkisch und Polnisch generiert werden -- ideal für internationale Mieter.

Wie passe ich die NK-Vorauszahlung nach der Abrechnung an? Nutzen Sie das PDF-Format "NK-Anpassung". Dieses erstellt ein Schreiben mit der empfohlenen Anpassung der monatlichen Vorauszahlung basierend auf den tatsächlichen Kosten.

Finanzen (Buchhaltung)

Übersicht

Das Modul Finanzen ist Ihre vollständige Buchhaltung -- mit SKR-Kontenrahmen, DATEV-Export, Budget-Planung, Bankabstimmung und professionellen Berichten. Alle Einnahmen und Ausgaben Ihrer Immobilienverwaltung werden hier erfasst, kategorisiert und für den Steuerberater aufbereitet. Das Modul greift automatisch auf Daten aus Mietübersicht, Bankkonten, Wartung, Versicherungen und Nebenkosten zurück.

Navigation: Verwaltung --> FINANZEN --> Finanzen

Warum ist das wichtig?

Eine ordentliche Buchhaltung ist die Grundlage für Ihre Steuererklärung und den Überblick über die Rentabilität Ihrer Immobilien. Ohne sauber erfasste Buchungen können Sie weder die Anlage V (das Steuerformular für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung) korrekt ausfüllen noch Ihrem Steuerberater verwertbare Daten liefern. Unvollständige Buchführung führt im schlimmsten Fall zu Steuernachzahlungen und Strafzuschlägen. Dieses Modul nutzen Sie laufend -- idealerweise erfassen Sie Buchungen zeitnah, wenn Rechnungen eingehen oder Ausgaben anfallen.

Praxisbeispiel: Frau Weber erhält eine Rechnung über 340 EUR für die Reparatur eines Wasserhahns in der Sonnenallee 42. Sie legt eine neue Buchung an: Kategorie "4260 -- Instandhaltung" (SKR-Konto für Reparaturkosten), Betrag -340 EUR (Ausgabe), Objekt "Sonnenallee 42", MwSt-Satz 19%, umlagefähig: Nein. Sie hängt die Handwerkerrechnung als PDF-Beleg an. Die Buchung fließt automatisch in die EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung -- der Finanzbericht für die Steuererklärung) und die Anlage V ein.

⚠️ Wichtig: Schließen Sie Monate erst ab (Periodenabschluss), wenn alle Buchungen vollständig erfasst sind. Nach dem Abschluss sind keine Änderungen mehr möglich -- nur Korrekturbuchungen im Folgemonat. Der Periodenabschluss sorgt für revisionssichere Buchführung, die auch einer Steuerprüfung standhält.

Sub-Tabs

Buchungen-Tabelle

Ansichtsmodi

Neue Buchung erstellen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Klicken Sie auf "Buchung anlegen" (oder drücken Sie Alt + N)
2. Füllen Sie die Pflichtfelder aus:

1. Optionale Felder:

1. Klicken Sie auf "Speichern"

SKR-Kontenrahmen

Über 20 vordefinierte SKR-Konten (SKR steht für Standardkontenrahmen -- das in Deutschland übliche Kontensystem für die Buchhaltung, herausgegeben von der DATEV) stehen zur Verfügung:

Tipp: Sie können eigene SKR-Konten im Profil unter "SKR-Kontenrahmen" anlegen. Siehe auch Kapitel 24: Glossar für Erklärungen zu SKR 03 und SKR 04.

Dashboard

Charts

• Balkendiagramm: 12-Monats-Verlauf der Einnahmen und Ausgaben
• Donut-Chart: Verteilung der Buchungen nach Kategorie

Budget-Planung

Budget erstellen

1. Wechseln Sie zum BUDGET Tab
2. Klicken Sie auf "+ Budget festlegen"
3. Wählen Sie:
4. Jahr -- Planungsjahr
5. Kategorie -- SKR-Konto (z.B. Instandhaltung, Versicherung)
6. Monatsbudget oder Jahresbudget
7. Objekt (optional -- für objektspezifische Budgets)
8. Klicken Sie auf "Speichern"

Budget-Ansicht

Die Budget-Ansicht zeigt den Soll/Ist-Vergleich pro Kategorie:

• Grün: Budget wird eingehalten
• Gelb: Budget ist zu > 80% ausgeschöpft
• Rot: Budget ist überschritten

Berichte

Über das BERICHTE-Dropdown:

Bankabstimmung

Im ABSTIMMUNG Tab gleichen Sie Buchungen mit Banktransaktionen ab:

KPIs der Abstimmung

Tipp: Verknüpfen Sie das Bankkonten-Modul (siehe Kapitel 07) für einen lückenlosen Abgleich.

DATEV-Export

Über AKTIONEN --> DATEV exportieren:

Tipp: Senden Sie den DATEV-Export monatlich oder quartalsweise an Ihren Steuerberater. Siehe auch Kapitel 19: Import/Export.

Periodenabschluss

Über MONAT ABSCHLIESSEN können Sie einen Monat abschließen:

1. Wählen Sie den abzuschließenden Monat
2. Das System prüft, ob offene Entwürfe vorhanden sind
3. Alle Entwürfe werden entweder gebucht oder storniert
4. Nach dem Abschluss sind keine weiteren Änderungen an gebuchten Einträgen dieses Monats möglich

Wichtig: Der Periodenabschluss sorgt für revisionssichere Buchführung. Schließen Sie Monate erst ab, wenn alle Buchungen vollständig sind.

Tastenkürzel

Fehlerbehebung

Häufige Fragen

Kann ich eigene SKR-Konten anlegen? Ja, unter Profil --> SKR-Kontenrahmen können Sie beliebig viele eigene Konten mit Kontonummer, Bezeichnung und Kontotyp (Einnahme/Ausgabe) anlegen.

Was sind wiederkehrende Buchungen? Wiederkehrende Buchungen werden automatisch in festgelegten Intervallen (monatlich, quartalsweise, jährlich) erstellt. Ideal für regelmäßige Ausgaben wie Versicherungsprämien, Hausverwaltungsgebühren oder Abschreibungen.

Wie funktioniert die Anomalie-Erkennung? Das System analysiert Ihre Buchungsmuster und warnt, wenn eine Buchung deutlich vom üblichen Rahmen abweicht -- z.B. eine ungewöhnlich hohe Instandhaltungsausgabe oder eine fehlende regelmäßige Buchung.

Kann ich Buchungen aus abgeschlossenen Monaten noch ändern? Nein, nach dem Periodenabschluss sind keine Änderungen mehr möglich. Sie können jedoch eine Korrekturbuchung im aktuellen Monat erstellen.

Wie unterscheidet sich die EÜR von der Anlage V? Die EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) ist der allgemeine Finanzbericht. Die Anlage V ist das spezifische Formular für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, das in der Einkommensteuererklärung eingereicht wird. Beide werden automatisch aus Ihren Buchungen generiert.

Bankkonten

Übersicht

Das Modul Bankkonten verbindet Ihre Bankdaten mit der Verwaltung -- importieren Sie Kontoauszüge in verschiedenen Formaten, ordnen Sie Transaktionen automatisch Mietern zu und gleichen Sie Buchungen mit der Finanzbuchhaltung ab. Das AI Rent-Matching lernt aus Ihren manuellen Zuordnungen und wird über die Zeit immer genauer.

Navigation: Verwaltung --> FINANZEN --> Bankkonten

Warum ist das wichtig?

Das manuelle Abgleichen von Kontoauszügen mit Mietzahlungen ist eine der zeitaufwändigsten Aufgaben in der Immobilienverwaltung. Mit dem Bankkonten-Modul automatisieren Sie diesen Prozess erheblich: Importierte Transaktionen werden per AI Rent-Matching (einer KI-gestützten automatischen Zuordnung) den richtigen Mietern zugewiesen. Ohne dieses Modul müssen Sie jede Zahlung manuell in der Mietübersicht erfassen -- bei vielen Mietern ein enormer Aufwand mit hoher Fehleranfälligkeit. Dieses Modul nutzen Sie typischerweise einmal im Monat, wenn Sie Ihre Kontoauszüge herunterladen und importieren.

Praxisbeispiel: Frau Weber lädt den monatlichen Kontoauszug ihrer Sparkasse als CSV-Datei herunter und importiert ihn in ImmoCopilot. Das System erkennt 12 Transaktionen. Sie klickt auf "Automatisch zuordnen" -- das AI Rent-Matching erkennt anhand von IBAN (der internationalen Kontonummer des Absenders) und Verwendungszweck sofort drei Mietzahlungen und ordnet sie den richtigen Mietern zu. Zwei weitere Transaktionen (Kontogebühren und eine eigene Überweisung) markiert Frau Weber als "Ignorieren". Der gesamte Vorgang dauert weniger als fünf Minuten.

⚠️ Wichtig: Hinterlegen Sie die IBAN Ihrer Mieter in deren Kontaktdaten (siehe Kapitel 08: Kontakte). Ohne hinterlegte IBAN kann das AI Rent-Matching den Absender nicht automatisch zuordnen und Sie müssen die Zuordnung manuell vornehmen.

Sub-Tabs

Konten-Ansicht

Im KONTEN Tab sehen Sie alle Ihre Bankkonten als Karten:

Neues Bankkonto anlegen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Klicken Sie auf "Bankkonto anlegen" (oder drücken Sie Alt + N)
2. Füllen Sie die Felder aus:

1. Klicken Sie auf "Speichern"

Bank-Import

Unterstützte Formate

Import durchführen

1. Klicken Sie auf "Import"
2. Wählen Sie das Format Ihrer Bank
3. Laden Sie die Kontoauszugsdatei hoch (Drag & Drop oder Datei auswählen)
4. Das System analysiert die Datei und zeigt eine Vorschau
5. Klicken Sie auf "Importieren"
6. Transaktionen werden automatisch importiert

Tipp: Duplikate werden automatisch erkannt und übersprungen. Sie können denselben Kontoauszug bedenkenlos mehrfach importieren, ohne doppelte Einträge zu erzeugen.

Transaktionen-Tabelle

Filter

Automatische Zuordnung (AI Rent-Matching)

Klicken Sie auf "Automatisch zuordnen" -- das System nutzt AI Rent-Matching mit folgenden Kriterien:

Manuelle Zuordnung

Falls die automatische Zuordnung eine Transaktion nicht zuordnen kann:

1. Klicken Sie auf die nicht zugeordnete Transaktion
2. Wählen Sie das passende Mietverhältnis aus dem Dropdown
3. Bestätigen Sie die Zuordnung
4. Das System lernt aus dieser Zuordnung für zukünftige Importe

Transaktion ignorieren

Für Transaktionen, die nicht zugeordnet werden sollen (z.B. Kontogebühren, eigene Überweisungen):

1. Klicken Sie auf die Transaktion
2. Wählen Sie "Ignorieren"
3. Die Transaktion wird aus der Liste der offenen Zuordnungen entfernt

Dashboard

Charts

• Saldo-Verlauf: 12-Monats-Chart des Gesamtsaldos
• Einnahmen vs. Ausgaben: Monatlicher Vergleich

Kalender

Export

Zusammenspiel mit anderen Modulen

Tastenkürzel

Fehlerbehebung

Häufige Fragen

Kann ich Konten bei mehreren Banken führen? Ja, Sie können beliebig viele Bankkonten anlegen und jeweils separat Kontoauszüge importieren. Das Dashboard zeigt den Gesamtsaldo über alle Konten.

Wie oft sollte ich Kontoauszüge importieren? Idealerweise monatlich -- so behalten Sie den Überblick und die automatische Zuordnung kann zeitnah arbeiten. Mindestens quartalsweise wird empfohlen.

Werden Echtzeitdaten von der Bank abgerufen? Nein, der Import erfolgt manuell über Kontoauszugsdateien. Laden Sie die Datei aus Ihrem Online-Banking herunter und importieren Sie sie in ImmoCopilot.

Was passiert, wenn ich eine falsche Zuordnung vorgenommen habe? Öffnen Sie die Transaktion und klicken Sie auf "Zuordnung aufheben". Anschließend können Sie die Transaktion dem korrekten Mietverhältnis zuordnen.

Werden Kreditkartentransaktionen unterstützt? Das hängt vom Exportformat Ihrer Bank ab. Wenn Ihre Bank Kreditkartenumsätze im CSV- oder MT940-Format exportiert, können diese importiert werden.

Kontaktverwaltung & Messaging

Übersicht

Das Modul Kontakte ist die zentrale Anlaufstelle für alle Personen und Organisationen in Ihrer Immobilienverwaltung -- Mieter, Handwerker, Dienstleister, Verwalter, Behörden, Banken und mehr. Von hier aus verwalten Sie Stammdaten, weisen Rollen zu, dokumentieren die Kommunikation und senden Nachrichten über alle verfügbaren Kanäle.

Kontakte bilden die Grundlage für viele andere Module: Mietverträge benötigen einen Kontakt mit der Rolle "Mieter", Wartungsaufträge einen Kontakt mit der Rolle "Handwerker", und die Multi-Channel Kommunikation setzt hinterlegte E-Mail-Adressen oder Telefonnummern voraus.

Navigation: Verwaltung --> BETRIEB --> Kontakte

Warum ist das wichtig?

Kontakte sind die Grundlage für nahezu alle Prozesse in ImmoCopilot. Ohne einen Kontakt mit der Rolle "Mieter" können Sie keinen Mietvertrag erstellen; ohne einen "Handwerker"-Kontakt keinen Wartungsauftrag zuweisen. Unvollständige Kontaktdaten (fehlende E-Mail, Telefonnummer oder Adresse) schränken Ihre Kommunikationsmöglichkeiten ein und verhindern z.B. den Versand von Zahlungserinnerungen per E-Mail oder den automatischen Briefversand. Legen Sie Kontakte idealerweise als Erstes an -- noch bevor Sie Objekte und Mietverhältnisse erstellen.

Praxisbeispiel: Frau Weber hat einen neuen Mieter, Herrn Yilmaz. Sie legt ihn als Kontakt an mit der Rolle "Mieter", trägt E-Mail, Mobilnummer (+49...), Adresse und IBAN ein und hinterlegt ein SEPA-Lastschriftmandat (eine Einzugsermächtigung für automatischen Bankeinzug) mit Mandatsreferenz und Datum. Jetzt kann sie ein Mietverhältnis anlegen, Herrn Yilmaz zum Mieterportal einladen und bei Bedarf Nachrichten per E-Mail, SMS oder WhatsApp senden.

Nach dem Einzug eines neuen Mieters oder bei der Beauftragung eines neuen Handwerkers ist das Anlegen des Kontakts der allererste Schritt.

Sub-Tabs

Kontakte-Tabelle

Die Hauptansicht zeigt alle Ihre Kontakte als AG-Grid-Tabelle mit folgenden Spalten:

Sortieren und Filtern

• Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift um aufsteigend oder absteigend zu sortieren
• Nutzen Sie das Suchfeld oberhalb der Tabelle, um nach Name, E-Mail, Telefon oder Stadt zu filtern
• Die Suche unterstützt Teilbegriffe -- "Mül" findet "Müller", "Mülheim" usw.
• Filtern Sie nach Status (Aktiv/Archiviert) über die Filter-Chips

Seitennavigation

Bei großen Kontaktbeständen nutzen Sie die Seitennavigation am Fuß der Tabelle, um durch die Ergebnisseiten zu blättern.

Neuen Kontakt anlegen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Klicken Sie auf "Kontakt anlegen" (oder drücken Sie Alt + N)
2. Das Erstellungsformular öffnet sich

Pflichtfelder

Empfohlene Felder

Rollen (Mehrfachauswahl)

Weisen Sie dem Kontakt eine oder mehrere Rollen zu. Die Rolle bestimmt, in welchen Modulen der Kontakt verfügbar ist:

Wichtig: Damit ein Kontakt in Mietverträgen als Mieter ausgewählt werden kann, muss die Rolle "Mieter" zugewiesen sein. Prüfen Sie dies, falls ein Kontakt im Mietverhältnisse-Dropdown nicht erscheint.

Erweiterte Sektionen

Das Erstellungsformular enthält aufklappbare Sektionen für spezialisierte Daten:

Bankdaten & SEPA:

Steuer & Identifikation:

Handwerker-Details (nur bei Rolle "Handwerker"):

1. Füllen Sie alle relevanten Felder aus
2. Klicken Sie auf "Speichern"

Kontakt bearbeiten

1. Klicken Sie auf einen Kontakt in der Tabelle
2. Das Bearbeitungsformular öffnet sich mit drei Tabs:

Tab: Formulardaten

Hier bearbeiten Sie alle Stammdaten des Kontakts -- Name, Adresse, Rollen, Bankdaten usw.

Tab: Kommunikationslog

Der Kommunikationslog dokumentiert alle Interaktionen mit dem Kontakt:

• Telefonnotizen -- Dokumentieren Sie Telefonate mit Datum, Uhrzeit und Gesprächsinhalt
• Gesprächsvermerke -- Interne Notizen zu persönlichen Gesprächen
• Briefnotizen -- Vermerke zu gesendeter oder empfangener Post
• Termine -- Dokumentieren Sie vereinbarte Termine

Jeder Eintrag enthält Datum, Beschreibung und den Namen des erfassenden Benutzers.

Tab: Änderungshistorie

Die vollständige Audit-Trail aller Änderungen am Kontakt:

Nachricht senden (Multi-Channel)

Aus der Kontaktverwaltung heraus können Sie Nachrichten über vier Kanäle senden:

Schritt-für-Schritt

1. Wählen Sie einen Kontakt aus und öffnen Sie ihn
2. Klicken Sie auf "Nachricht senden"
3. Wählen Sie den gewünschten Kanal über den Channel-Selector:

1. Füllen Sie Betreff (bei E-Mail/Brief) und Nachrichtentext aus
2. Bei E-Mail: Hängen Sie optional Dateien an
3. Bei Briefpost: Wählen Sie Versandoptionen (Farbe, Einschreiben, Format)
4. Klicken Sie auf "Senden"

Hinweis: SMS und WhatsApp sind nur verfügbar, wenn die entsprechenden API-Keys konfiguriert sind (Administration --> Einstellungen --> Channels). Siehe auch Kapitel 21: Multi-Channel Kommunikation und Kapitel 22: Administration.

Tipp: Nicht verfügbare Kanäle werden im Channel-Selector ausgegraut angezeigt -- z.B. wenn keine Mobilnummer hinterlegt ist oder der WhatsApp-Consent fehlt.

Dashboard

Wechseln Sie zum DASHBOARD Sub-Tab für eine grafische Übersicht über Ihren Kontaktbestand:

KPI-Karten

Charts

• Kontakte nach Rolle -- Donut-Chart mit Verteilung der Rollen (Mieter, Handwerker, etc.)
• Top Städte -- Häufigste Standorte Ihrer Kontakte als Balkendiagramm

vCard-Export

Im Bearbeitungsdialog jedes Kontakts finden Sie einen vCard-Export Button:

1. Öffnen Sie den gewünschten Kontakt
2. Klicken Sie auf "vCard exportieren"
3. Die Datei (.vcf) wird heruntergeladen
4. Importieren Sie die vCard in Outlook, iPhone, Android oder andere Adressbücher

Der vCard-Export enthält: Name, E-Mail, Telefon, Adresse und Organisation.

Archivieren und Wiederherstellen

Kontakt archivieren

1. Öffnen Sie den Kontakt
2. Klicken Sie auf "Archivieren" im Aktionsmenü
3. Der Kontakt verschwindet aus der aktiven Kontaktliste

Archivierte Kontakte anzeigen

1. Aktivieren Sie den Filter "Archivierte anzeigen" über der Tabelle
2. Archivierte Kontakte werden mit dem Status "Archiviert" angezeigt
3. Klicken Sie auf einen archivierten Kontakt und wählen Sie "Wiederherstellen"

Tipp: Archivieren Sie Kontakte anstatt sie zu löschen -- archivierte Kontakte können jederzeit wiederhergestellt werden und die zugehörigen Kommunikations- und Aktivitätsprotokolle bleiben erhalten.

Export

Über das AKTIONEN-Dropdown können Sie Ihre Kontakte exportieren:

Zusammenspiel mit anderen Modulen

Tastenkürzel

Fehlerbehebung

Häufige Fragen

Kann ich einen Kontakt mehreren Rollen zuweisen? Ja, Rollen sind als Mehrfachauswahl konzipiert. Ein Kontakt kann gleichzeitig "Mieter" und "Handwerker" sein, zum Beispiel wenn ein Mieter kleinere Reparaturen selbst durchführt.

Was passiert, wenn ich einen Kontakt mit aktivem Mietvertrag archiviere? Der Mietvertrag bleibt bestehen. Allerdings kann es zu Einschränkungen bei der Anzeige und Kommunikation kommen. Es empfiehlt sich, zuerst das Mietverhältnis zu beenden, bevor der Kontakt archiviert wird.

Kann ich Kontakte per CSV importieren? Ja, über den Import-Wizard (siehe Kapitel 19: Import/Export). Wählen Sie den Entitätstyp "Kontakte" und laden Sie Ihre CSV- oder Excel-Datei hoch.

Wie sende ich eine Nachricht an alle Mieter eines Objekts? Für Massenkommunikation nutzen Sie die Ankündigungen im Mieterportal (siehe Kapitel 20: Mieterportal) oder die Briefvorlagen für Rundschreiben (siehe Kapitel 17: Briefvorlagen).

Werden gelöschte Kontakte wirklich entfernt? Kontakte werden nicht gelöscht, sondern archiviert. Archivierte Kontakte können über "Archivierte anzeigen" --> "Wiederherstellen" jederzeit zurückgeholt werden.

Portal-Nachrichten (Mieterportal-Messaging)

Übersicht

Das Modul Portal-Nachrichten zeigt alle Nachrichten, die zwischen Ihnen (dem Verwalter/Vermieter) und Ihren Mietern über das Mieterportal ausgetauscht werden. Mieter senden Ihnen Nachrichten direkt aus dem Portal heraus -- Sie beantworten diese hier in der Verwaltungsansicht. Die Kommunikation erfolgt in einer übersichtlichen Thread-Ansicht mit Chat-Bubbles.

Wichtig: Dieses Modul zeigt ausschließlich Nachrichten aus dem integrierten Mieterportal (/portal/). Es handelt sich nicht um Portal-Nachrichten von ImmoScout24, Immowelt oder anderen Immobilienportalen.

Navigation: Verwaltung --> BETRIEB --> Portal-Nachrichten

Warum ist das wichtig?

Mieter erwarten heute eine schnelle und bequeme Kommunikation mit ihrem Vermieter. Portal-Nachrichten ersetzen zeitraubende Telefonate und umständliche Briefwechsel durch einen digitalen Nachrichtenkanal direkt im Mieterportal. Wenn Sie eingehende Nachrichten nicht zeitnah beantworten, entsteht Unzufriedenheit bei Ihren Mietern -- und wichtige Anliegen wie Schadensmeldungen oder Vertragsfragen bleiben unbearbeitet. Dieses Modul nutzen Sie täglich, idealerweise als Teil Ihrer Morgenroutine zusammen mit dem Dashboard.

Praxisbeispiel: Frau Weber sieht morgens beim Login das Sidebar-Badge (die Zähleranzeige neben dem Menüpunkt) mit der Zahl "2" -- zwei ungelesene Nachrichten. Mieterin Frau Schulz fragt nach dem Termin für die Treppenhausreinigung, und Herr Yilmaz meldet einen defekten Rolladen. Frau Weber beantwortet Frau Schulz direkt im Thread und empfiehlt Herrn Yilmaz, zusätzlich eine Wartungsmeldung im Portal zu erstellen, damit der Handwerker beauftragt werden kann.

⚠️ Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Adresse im Profil aktuell ist, damit Sie auch außerhalb der Verwaltungsoberfläche per E-Mail-Benachrichtigung über neue Mieteranfragen informiert werden. Verzögerte Reaktionen auf Schadensmeldungen können im Ernstfall zu einer Mietminderung berechtigen.

Aufbau der Ansicht

Die Portal-Nachrichten-Ansicht besteht aus zwei Hauptbereichen:

1. Nachrichtenliste (links) -- Übersicht aller Konversationen mit Ihren Mietern, sortiert nach dem Datum der letzten Nachricht
2. Thread-Ansicht (rechts) -- Der vollständige Gesprächsverlauf der ausgewählten Konversation

Sidebar-Badge

In der Seitenleiste (Sidebar) wird neben dem Menüpunkt Portal-Nachrichten ein Badge mit der Anzahl ungelesener Nachrichten angezeigt. Der Badge aktualisiert sich automatisch, sobald:

• Eine neue Nachricht von einem Mieter eingeht
• Sie eine Nachricht öffnen und damit als gelesen markieren

So erkennen Sie auf einen Blick, ob neue Mieteranliegen vorliegen, ohne das Modul aktiv öffnen zu müssen.

Benachrichtigungsglocke

Zusätzlich zum Sidebar-Badge erscheint bei neuen eingehenden Nachrichten ein Hinweis an der Benachrichtigungsglocke (oben rechts in der Topbar). Klicken Sie auf die Glocke, um eine Kurzvorschau der neuesten Nachrichten zu sehen und direkt zur jeweiligen Konversation zu springen.

E-Mail-Benachrichtigung

Wenn ein Mieter eine neue Nachricht über das Portal sendet, erhalten Sie als Vermieter/Verwalter eine E-Mail-Benachrichtigung an die in Ihrem Profil hinterlegte E-Mail-Adresse. Die E-Mail enthält:

• Absender -- Name des Mieters
• Betreff -- Kurzvorschau des Nachrichtentexts
• Link -- Direktlink zur Konversation in der Verwaltung

So verpassen Sie keine Mieteranfrage, auch wenn Sie die Verwaltungsoberfläche gerade nicht geöffnet haben.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Adresse im Profil aktuell ist, damit Sie Benachrichtigungen zuverlässig erhalten.

Filter

Oberhalb der Nachrichtenliste stehen vier Filter-Optionen zur Verfügung, um die angezeigten Konversationen einzuschränken:

Filter anwenden

1. Klicken Sie auf den gewünschten Filter-Chip oberhalb der Nachrichtenliste
2. Die Liste wird sofort entsprechend gefiltert
3. Der aktive Filter wird farblich hervorgehoben
4. Um den Filter zu entfernen, klicken Sie erneut auf den aktiven Filter-Chip oder wählen Sie "Alle"

Tipp: Nutzen Sie den Filter "Ungelesen" als tägliche Routine, um keine Mieteranfrage zu übersehen.

Nachrichtenliste

Die Nachrichtenliste zeigt für jede Konversation folgende Informationen:

Sortierung

Die Konversationen sind standardmäßig nach dem Datum der letzten Nachricht sortiert -- die neueste Konversation steht oben. So sehen Sie sofort, welche Mieter zuletzt geschrieben haben.

Thread-Ansicht

Klicken Sie auf eine Konversation in der Nachrichtenliste, um den vollständigen Gesprächsverlauf als Thread zu öffnen. Der Thread wird als Chat dargestellt:

Chat-Bubbles

• Eingehende Nachrichten (vom Mieter) werden als Chat-Blase auf der linken Seite angezeigt
• Ausgehende Nachrichten (Ihre Antworten) werden als Chat-Blase auf der rechten Seite angezeigt

Jede Nachricht zeigt:

Konversations-Header

Am oberen Rand des Threads sehen Sie:

• Name des Mieters -- Vollständiger Name mit Kontakt-Link
• Objekt und Einheit -- Die zugehörige Immobilie und Mieteinheit des Mieters
• Kontaktdaten -- E-Mail und Telefonnummer (sofern hinterlegt)

Nachricht beantworten

So beantworten Sie eine Mieter-Nachricht:

1. Wählen Sie die gewünschte Konversation in der Nachrichtenliste aus
2. Der Thread öffnet sich auf der rechten Seite
3. Scrollen Sie zum Ende des Threads zum Textfeld
4. Geben Sie Ihre Antwort ein
5. Klicken Sie auf "Senden" oder drücken Sie Strg + Enter

Die Antwort erscheint sofort in Ihrem Thread und wird dem Mieter in seinem Portal-Posteingang angezeigt. Zusätzlich erhält der Mieter eine Benachrichtigung über die neue Nachricht.

Tipps zum Antworten

• Formulieren Sie Antworten klar und freundlich -- die Nachricht wird dem Mieter im Portal angezeigt
• Verweisen Sie bei Wartungsanliegen den Mieter auf die Wartungsmeldungs-Funktion im Portal (siehe Kapitel 20: Mieterportal)
• Bei Zahlungsfragen können Sie den Mieter auf die Zahlungsübersicht im Portal hinweisen

Typische Anwendungsfälle

Mieter meldet ein Problem

1. Mieter sendet eine Nachricht über das Portal: "Die Heizung im Wohnzimmer wird nicht warm."
2. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung und sehen das Sidebar-Badge
3. Öffnen Sie die Konversation unter Portal-Nachrichten
4. Antworten Sie dem Mieter: "Vielen Dank für Ihre Meldung. Bitte erstellen Sie zusätzlich eine Wartungsmeldung im Portal, damit wir einen Handwerker beauftragen können."
5. Der Mieter erhält die Antwort in seinem Portal

Mieter fragt nach einem Dokument

1. Mieter schreibt: "Können Sie mir bitte die Nebenkostenabrechnung 2025 bereitstellen?"
2. Öffnen Sie die Konversation und antworten Sie
3. Stellen Sie das Dokument über die Dokumentenverwaltung im Portal bereit (siehe Kapitel 15: Dokumente)
4. Informieren Sie den Mieter per Antwort: "Die Nebenkostenabrechnung 2025 steht jetzt in Ihrem Portal unter Dokumente zum Download bereit."

Allgemeine Rückfrage

1. Mieter fragt nach dem Termin für die Treppenhausreinigung
2. Antworten Sie direkt im Thread mit den gewünschten Informationen
3. Alternativ verweisen Sie auf eine Ankündigung im Portal (siehe Kapitel 20: Mieterportal)

Zusammenspiel mit anderen Modulen

Die Portal-Nachrichten sind eng mit folgenden Modulen verknüpft:

Tastenkürzel

Fehlerbehebung

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Portal-Nachrichten und Multi-Channel Messaging? Portal-Nachrichten sind die interne Kommunikation zwischen Mieter und Verwalter innerhalb des Mieterportals. Multi-Channel Messaging (siehe Kapitel 21) umfasst externe Kanäle wie E-Mail, SMS, Briefpost und WhatsApp über die Kontaktverwaltung.

Werden Portal-Nachrichten archiviert? Ja, alle Nachrichten bleiben dauerhaft im System gespeichert und können jederzeit eingesehen werden. Es gibt keine automatische Löschung.

Kann ich Nachrichten an mehrere Mieter gleichzeitig senden? Für Massenkommunikation nutzen Sie die Ankündigungen im Mieterportal (siehe Kapitel 20: Mieterportal). Portal-Nachrichten sind immer 1:1-Konversationen.

Sieht der Mieter, wann ich seine Nachricht gelesen habe? Ja, der Mieter erhält eine Lesebestätigung, sobald Sie die Nachricht im Thread geöffnet haben.

Kann ich Dateianhänge über Portal-Nachrichten senden? Nein, Portal-Nachrichten sind reine Textnachrichten. Stellen Sie Dokumente über die Dokumentenverwaltung im Portal bereit oder nutzen Sie den E-Mail-Kanal über die Multi-Channel Kommunikation.

Zähler & Ablesungen

Übersicht

Das Modul Zähler verwaltet alle Verbrauchszähler Ihrer Immobilien -- Strom, Wasser, Gas und Wärme. Erfassen Sie Ablesungen, verfolgen Sie Verbräuche im Zeitverlauf und erhalten Sie saisonale Empfehlungen zur Kostensenkung. Die erfassten Verbrauchsdaten fließen direkt in die Nebenkostenabrechnung ein, wenn der Verteilerschlüssel "Verbrauch" gewählt wird.

Navigation: Verwaltung --> BETRIEB --> Zähler

Warum ist das wichtig?

Verbrauchszähler sind die Grundlage für eine gerechte Nebenkostenabrechnung. Ohne regelmäßige Ablesungen können Sie Heiz- und Wasserkosten nicht verbrauchsabhängig abrechnen -- und die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) schreibt genau das vor. Fehlende oder fehlerhafte Zählerablesungen führen zu anfechtbaren Nebenkostenabrechnungen und im schlimmsten Fall dazu, dass Sie die Kosten vollständig selbst tragen müssen. Dieses Modul nutzen Sie regelmäßig -- mindestens einmal jährlich zum Stichtag der Nebenkostenabrechnung, idealerweise jedoch monatlich.

Praxisbeispiel: Frau Weber hat für jede ihrer drei Wohnungen einen Stromzähler und einen Wasserzähler angelegt. Am 31. Dezember liest sie alle Zähler ab und trägt die Stände in ImmoCopilot ein. Das System berechnet automatisch den Jahresverbrauch pro Einheit und liefert damit die Grundlage für den Verteilerschlüssel (die Methode zur Aufteilung der Gesamtkosten auf die Mieter) "Verbrauch" in der Nebenkostenabrechnung. Bei Herrn Hoffmanns Wasserzähler warnt das System: Der Verbrauch ist doppelt so hoch wie im Vorjahr -- Frau Weber prüft, ob ein Leck vorliegen könnte.

Bei Mieterwechsel ist eine Zwischenablesung zwingend erforderlich, um die Verbräuche korrekt aufzuteilen.

⚠️ Wichtig: Zähler müssen regelmäßig geeicht werden (Eichfrist: Wasser 6 Jahre, Gas/Wärme 5 Jahre, Strom 8--16 Jahre). Ablesungen von nicht geeichten Zählern sind rechtlich anfechtbar und können die Nebenkostenabrechnung ungültig machen. Tragen Sie das Eichdatum ein, damit ImmoCopilot Sie rechtzeitig erinnert.

Sub-Tabs

Zähler-Tabelle

Neuen Zähler anlegen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Wechseln Sie zum Tab ZÄHLER
2. Klicken Sie auf "Zähler anlegen" (oder drücken Sie Alt + N)
3. Füllen Sie die Felder aus:

1. Klicken Sie auf "Speichern"

Tipp: Der Anfangsstand ist entscheidend für korrekte Verbrauchsberechnungen. Tragen Sie ihn möglichst genau ein -- idealerweise vom Abnahmeprotokoll oder der letzten Ablesung des Versorgers.

Zählertypen und Einheiten

Ablesung erfassen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Wechseln Sie zum Tab ABLESUNGEN
2. Klicken Sie auf "Ablesung erfassen"
3. Füllen Sie die Felder aus:

1. Der Verbrauch wird automatisch aus der Differenz zum vorherigen Stand berechnet
2. Klicken Sie auf "Speichern"

Plausibilitätsprüfung

Das System warnt automatisch bei unplausiblen Werten:

• Zählerstand niedriger als vorheriger Stand (Zähler kann nicht rückwärts laufen)
• Verbrauch extrem hoch im Vergleich zum Durchschnitt
• Verbrauch gleich null über einen langen Zeitraum

Hinweis: Warnungen verhindern das Speichern nicht, sondern machen Sie auf mögliche Fehler aufmerksam. Prüfen Sie den Wert und bestätigen Sie die Ablesung.

Dashboard

KPI-Karten

Verbrauchstrends

• 12-Monats-Verlauf: Balkendiagramm des Gesamtverbrauchs je Typ (Strom, Wasser, Gas, Wärme)
• Jahresvergleich: Verbrauch des aktuellen Jahres vs. Vorjahr
• Verbrauch nach Objekt: Aufschlüsselung pro Immobilie

Saisonale Empfehlungen

Das Dashboard zeigt kontextabhängige Hinweise:

• Herbst: Heizungsablesung vor der Heizperiode durchführen
• Sommer: Wasserverbrauch prüfen (Gartenbewässerung beachten)
• Ganzjährig: Eichfristen rechtzeitig beachten, regelmäßige Ablesungen planen

Zusammenspiel mit anderen Modulen

Tastenkürzel

Fehlerbehebung

Häufige Fragen

Was mache ich bei einem Zählerwechsel? Legen Sie eine letzte Ablesung für den alten Zähler an und setzen Sie seinen Status auf "Stillgelegt". Erstellen Sie dann einen neuen Zähler mit der neuen Zählernummer und dem Anfangsstand.

Wie oft sollte ich ablesen? Monatliche Ablesungen bieten die genaueste Verbrauchskontrolle. Mindestens einmal jährlich (zum Stichtag der Nebenkostenabrechnung) ist erforderlich. Bei Mieterwechsel ist eine Zwischenablesung Pflicht.

Können Mieter selbst Ablesungen im Portal eintragen? Mieter können Wartungsmeldungen und Nachrichten über das Portal senden (siehe Kapitel 20: Mieterportal), aber Zählerablesungen werden durch den Verwalter erfasst.

Was bedeutet "Eichdatum"? Zähler müssen regelmäßig geeicht werden (Wasser: 6 Jahre, Gas/Wärme: 5 Jahre, Strom: 8-16 Jahre). Das Eichdatum erinnert Sie rechtzeitig an die anstehende Eichfrist.

Können Zähler ohne Einheitenzuordnung angelegt werden? Ja, sogenannte Allgemeinzähler (z.B. Treppenhausstrom, Gartenwasser) werden nur dem Objekt, nicht einer einzelnen Einheit zugeordnet. Die Kosten werden dann nach dem gewählten Verteilerschlüssel auf alle Einheiten umgelegt.

Wartung & Instandhaltung

Übersicht

Das Modul Wartung verwaltet Wartungsaufträge, Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen -- von der Schadensmeldung bis zur Fertigstellung. Mit KI-gestützter Typ-Erkennung, SLA-Tracking, Kostenübersicht und DATEV-Export behalten Sie jederzeit den Überblick. Mieter können Wartungsmeldungen direkt über das Mieterportal einreichen (siehe Kapitel 20: Mieterportal).

Navigation: Verwaltung --> BETRIEB --> Wartung

Warum ist das wichtig?

Als Vermieter sind Sie gesetzlich zur Instandhaltung Ihrer Immobilien verpflichtet (§535 BGB). Unbearbeitete Schadensmeldungen können zu Mietminderungen berechtigen und im Extremfall zu Haftungsansprüchen führen -- etwa bei einem Wasserrohrbruch, der nicht rechtzeitig repariert wurde. Das Wartungsmodul hilft Ihnen, Aufträge systematisch zu verfolgen, Fristen (SLA -- Service Level Agreement, also vereinbarte Reaktionszeiten) einzuhalten und Kosten transparent zu dokumentieren. Dieses Modul nutzen Sie laufend, sobald Schadensmeldungen eingehen oder regelmäßige Wartungen (z.B. Heizungswartung) anstehen.

Praxisbeispiel: Mieterin Frau Schulz meldet über das Mieterportal einen tropfenden Wasserhahn im Bad. Die Meldung erscheint automatisch als neuer Wartungsauftrag mit Status "Offen" und Priorität "Normal". Frau Weber öffnet den Auftrag, weist ihn dem Handwerker "Sanitär Meier" zu (aus ihren Kontakten), setzt das Fälligkeitsdatum auf drei Tage und trägt geschätzte Kosten von 120 EUR ein. Herr Meier repariert den Hahn, Frau Weber dokumentiert die Kosten (85 EUR netto) und schließt den Auftrag ab. Die Kosten fließen automatisch in die Buchhaltung.

⚠️ Wichtig: Bei dringenden Schäden (z.B. Heizungsausfall im Winter, Wasserrohrbruch) haben Sie als Vermieter eine unverzügliche Handlungspflicht. Reagieren Sie nicht zeitnah, kann der Mieter die Reparatur selbst in Auftrag geben und Ihnen die Kosten in Rechnung stellen (§536a BGB). Nutzen Sie die Priorität "Dringend" für solche Fälle.

Sub-Tabs

Aufträge-Tabelle

Neuen Auftrag anlegen

Über den PLANEN-Wizard

1. Klicken Sie auf den Tab PLANEN (oder drücken Sie Alt + N)

Schritt 1: Grunddaten

Schritt 2: Zuweisung

Schritt 3: Bestätigung

Zusammenfassung prüfen und auf "Auftrag erstellen" klicken.

AI-Typ-Vorschlag

Beim Eingeben der Beschreibung schlägt das System automatisch einen passenden Typ vor:

Hinweis: Der Vorschlag basiert auf Schlüsselwörtern in Ihrer Beschreibung. Sie können den Typ jederzeit manuell ändern.

Detail-Ansicht

Beim Öffnen eines Auftrags stehen Ihnen zusätzliche Panels zur Verfügung:

Fotos

• Laden Sie Fotos des Schadens hoch (vor und nach der Reparatur)
• Unterstützte Formate: JPG, PNG, HEIC (max. 20 MB pro Datei)
• Fotos werden chronologisch angezeigt
• Ideal als Nachweis für Versicherungen und Steuerberater

Angebote (Quotes)

• Erfassen Sie Kostenvoranschläge verschiedener Handwerker
• Felder: Handwerker, Betrag (netto/brutto), Beschreibung, Datum
• Vergleichen Sie Angebote auf einen Blick
• Markieren Sie das akzeptierte Angebot

Arbeitsprotokoll (Work Log)

• Dokumentieren Sie den Arbeitsfortschritt schrittweise
• Einträge: Datum, Dauer, Beschreibung der durchgeführten Arbeiten
• Die Gesamtarbeitszeit wird automatisch summiert

SLA-Tracking

Für jeden Auftrag wird die Reaktionszeit und Bearbeitungsdauer gemessen:

Dashboard

KPI-Karten

Charts

• Aufträge nach Status: Donut-Diagramm (Offen, In Bearbeitung, Erledigt)
• Kosten pro Monat: Balkendiagramm im 12-Monats-Verlauf
• Aufträge nach Typ: Verteilung der häufigsten Kategorien
• Prioritätsverteilung: Übersicht nach Niedrig, Normal, Hoch, Dringend

Kalender

DATEV-Export

Über AKTIONEN --> DATEV exportieren können Sie alle Wartungskosten im DATEV-Format exportieren. Die Kosten werden automatisch dem SKR-Konto 4260 (Instandhaltung) zugeordnet. Siehe auch Kapitel 06: Finanzen und Kapitel 19: Import/Export.

Zusammenspiel mit anderen Modulen

Tastenkürzel

Fehlerbehebung

Häufige Fragen

Können Mieter direkt Wartungsmeldungen erstellen? Ja, über das Mieterportal (siehe Kapitel 20). Die Meldung erscheint als neuer Auftrag mit Status "Offen" in Ihrer Wartungsübersicht.

Wie ändere ich die Priorität eines bestehenden Auftrags? Öffnen Sie den Auftrag und ändern Sie das Feld "Priorität" im Bearbeitungsformular. Die SLA-Frist wird entsprechend angepasst.

Kann ich wiederkehrende Wartungsaufträge planen? Für regelmäßige Wartungen (z.B. jährliche Heizungswartung) legen Sie manuelle Aufträge an. Nutzen Sie den Kalender, um Termine im Blick zu behalten.

Wie dokumentiere ich abgeschlossene Reparaturen für die Steuererklärung? Hinterlegen Sie Fotos, Kostenvoranschläge und die Schlussrechnung im Auftrag. Nutzen Sie den DATEV-Export für die Übergabe an den Steuerberater. Wartungskosten sind als Werbungskosten steuerlich absetzbar.

Was ist der Unterschied zwischen Wartung und Sanierung? Wartung umfasst laufende Reparaturen und Instandhaltung (z.B. tropfender Wasserhahn, defekte Heizung). Sanierung (siehe Kapitel 13) betrifft größere Modernisierungsprojekte mit Budget, Gantt-Planung und KfW-Förderung.

Versicherungen

Übersicht

Das Modul Versicherungen verwaltet alle Versicherungspolicen Ihrer Immobilien -- Gebäudeversicherung, Haftpflicht, Rechtsschutz und mehr. Erfassen Sie Schadensmeldungen, behalten Sie Prämien und Kündigungsfristen im Blick und exportieren Sie Daten an Ihren Steuerberater. Versicherungsprämien für vermietete Objekte sind als Werbungskosten steuerlich absetzbar und können über die Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden.

Navigation: Verwaltung --> BETRIEB --> Versicherungen

Warum ist das wichtig?

Eine unversicherte Immobilie ist ein erhebliches finanzielles Risiko. Ein Brandschaden, Leitungswasserschaden oder eine Haftpflichtklage kann existenzbedrohende Kosten verursachen. Mit dem Versicherungsmodul behalten Sie den Überblick über alle Policen, Prämien und Kündigungsfristen -- und stellen sicher, dass kein Objekt unversichert bleibt. Umlagefähige Versicherungsprämien (Gebäudeversicherung, Haftpflicht) können Sie zudem über die Nebenkostenabrechnung auf Ihre Mieter umlegen. Dieses Modul prüfen Sie regelmäßig -- mindestens quartalsweise und besonders vor Ablauf von Kündigungsfristen.

Praxisbeispiel: Frau Weber legt für ihre Immobilie "Sonnenallee 42" drei Policen an: eine Gebäudeversicherung (Jahresprämie 480 EUR, umlagefähig), eine Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht (120 EUR, umlagefähig) und eine Rechtsschutzversicherung (210 EUR, nicht umlagefähig). Im November zeigt der Kalender, dass die Kündigungsfrist der Gebäudeversicherung in vier Wochen abläuft. Frau Weber vergleicht Angebote und entscheidet sich für einen Anbieterwechsel -- sie kündigt rechtzeitig und legt eine neue Police an. Die umlagefähigen Prämien von insgesamt 600 EUR fließen direkt als Position in die Nebenkostenabrechnung ein.

⚠️ Wichtig: Jedes vermietete Objekt sollte mindestens eine Gebäudeversicherung und eine Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht haben. Die Deckungsquote im Dashboard zeigt Ihnen sofort, welche Objekte unversichert sind. Ohne Gebäudeversicherung tragen Sie bei Feuer, Sturm oder Leitungswasserschäden die gesamten Kosten selbst.

Sub-Tabs

Policen-Tabelle

Versicherungstypen

Neue Police anlegen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Wechseln Sie zum Tab POLICEN
2. Klicken Sie auf "Police anlegen" (oder drücken Sie Alt + N)
3. Füllen Sie die Pflichtfelder aus:

1. Optionale Felder:

1. Klicken Sie auf "Speichern"

Schadensmeldungen (Claims)

Im Bearbeitungsdialog einer Police finden Sie das Panel Schadensmeldungen:

Schaden melden

1. Klicken Sie auf "Schaden melden"
2. Füllen Sie die Felder aus:

1. Laden Sie Fotos und Dokumente als Nachweis hoch
2. Verfolgen Sie den Bearbeitungsstand über den Status

Schadensmeldungen-Übersicht

Tipp: Dokumentieren Sie Schäden immer mit Fotos -- das beschleunigt die Regulierung erheblich. Verknüpfen Sie Schadensfälle bei Bedarf mit einem Wartungsauftrag (siehe Kapitel 11: Wartung).

Dashboard

KPI-Karten

Charts

• Prämien nach Typ: Donut-Diagramm der Jahresprämien je Versicherungsart
• Prämien nach Objekt: Kostenverteilung pro Immobilie
• Schadensverlauf: Anzahl und Summe der Schadensmeldungen im Zeitverlauf

Kalender

Import und Export

Import

Über AKTIONEN --> Importieren können Sie Policen aus externen Systemen per CSV importieren. Der Import-Wizard führt Sie durch die Spaltenzuordnung (siehe auch Kapitel 19: Import/Export).

DATEV-Export

Über AKTIONEN --> DATEV exportieren werden alle Versicherungsprämien als Buchungen im DATEV-Format exportiert -- bereit für Ihren Steuerberater. Siehe auch Kapitel 06: Finanzen.

Zusammenspiel mit anderen Modulen

Tastenkürzel

Fehlerbehebung

Häufige Fragen

Welche Versicherungen brauche ich mindestens? Jedes vermietete Objekt sollte mindestens eine Gebäudeversicherung und eine Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht haben. Die Deckungsquote im Dashboard zeigt Ihnen, welche Objekte unversichert sind.

Kann ich Versicherungsprämien auf den Mieter umlegen? Ja, Gebäudeversicherung, Haftpflicht, Glas- und Elementarversicherung sind umlagefähige Betriebskosten. Tragen Sie die Prämie als Position in der Nebenkostenabrechnung ein (siehe Kapitel 05).

Wie dokumentiere ich einen Schaden richtig? Melden Sie den Schaden sofort der Versicherung, erstellen Sie eine Schadensmeldung in ImmoCopilot mit Datum, Beschreibung und Fotos, und verfolgen Sie den Status bis zur Regulierung.

Was passiert, wenn eine Police ausläuft? Der Kalender warnt Sie rechtzeitig vor Ablauf. Verlängern Sie die Police oder legen Sie eine neue an. Ausgelaufene Policen bleiben im System für die historische Dokumentation.

Können mehrere Objekte in einer Police versichert sein? In ImmoCopilot wird jede Police einem einzelnen Objekt zugeordnet. Wenn Ihre Versicherung mehrere Objekte abdeckt, legen Sie für jedes Objekt eine separate Police mit dem anteiligen Prämienanteil an.

Sanierung & Modernisierung

Übersicht

Das Modul Sanierung verwaltet Modernisierungs- und Sanierungsprojekte Ihrer Immobilien -- von der energetischen Sanierung bis zum Dachausbau. Mit Gantt-Zeitplan, Budgetüberwachung, KfW-Förderstatus, Mängelmanagement und rechtlichen Berechnungen nach §559 BGB behalten Sie jedes Projekt unter Kontrolle. Im Gegensatz zum Wartungs-Modul (siehe Kapitel 11) ist die Sanierung für größere, geplante Projekte mit Budget und Zeitplan konzipiert.

Navigation: Verwaltung --> BETRIEB --> Sanierung

Warum ist das wichtig?

Sanierungen und Modernisierungen sind die größten Investitionen in der Immobilienverwaltung -- sie steigern den Wert Ihrer Immobilie, senken Energiekosten und können über die Modernisierungsumlage (§559 BGB -- die gesetzliche Möglichkeit, bis zu 8% der Modernisierungskosten jährlich auf die Miete umzulegen) teilweise refinanziert werden. Ohne strukturierte Projektplanung verlieren Sie leicht den Überblick über Budgets, Fristen und Fördermittel. Besonders bei KfW-Förderungen (zinsgünstige Kredite oder Zuschüsse der Kreditanstalt für Wiederaufbau für energetische Sanierungen) ist die Einhaltung von Fristen und Nachweispflichten entscheidend. Dieses Modul nutzen Sie, wenn eine größere Modernisierung ansteht -- von der Planungsphase bis zur Fertigstellung.

Praxisbeispiel: Frau Weber plant eine Fassadendämmung für die Sonnenallee 42. Sie legt ein Projekt an: Typ "Energetisch", Budget 45.000 EUR, Startdatum 01.04.2026, Enddatum 30.06.2026. Sie beantragt KfW-Förderung (Programm 261) und trägt die erwartete Fördersumme von 9.000 EUR ein. Im Gantt-Diagramm (der grafischen Zeitplan-Übersicht) plant sie drei Phasen: Gerüstbau (1 Woche), Dämmarbeiten (4 Wochen), Fassadenputz (2 Wochen). Der §559-Rechner zeigt: Nach Abzug der Förderung beträgt die zulässige monatliche Mieterhöhung pro Wohnung 80 EUR.

⚠️ Wichtig: Mieter müssen mindestens drei Monate vor Beginn der Modernisierungsmaßnahme schriftlich informiert werden (§555c BGB). Die Ankündigung muss Art, Umfang, Beginn und voraussichtliche Dauer der Maßnahme sowie die erwartete Mieterhöhung enthalten. Nutzen Sie die Briefvorlagen (siehe Kapitel 17) für die formgerechte Ankündigung.

⚠️ Wichtig: Der KfW-Förderantrag muss vor Beginn der Maßnahme gestellt werden. Rückwirkende Anträge werden abgelehnt. Tragen Sie das Antragsdatum sorgfältig im Projekt ein.

Sub-Tabs

Maßnahmen-Tabelle

Neues Projekt anlegen

Planungs-Wizard (3 Schritte)

1. Klicken Sie auf "Maßnahme planen" oder den Tab ZEITPLAN --> "+ Planen" (oder drücken Sie Alt + N)

Schritt 1: Grunddaten

Schritt 2: Details

Schritt 3: Bestätigung

Zusammenfassung aller Eingaben prüfen und auf "Projekt erstellen" klicken.

Detail-Ansicht

Phasen (Meilensteine)

Gliedern Sie das Projekt in Phasen, die im Gantt-Diagramm als Meilensteine erscheinen:

Mängel (Defects)

Dokumentieren Sie Mängel, die während der Bauphase auftreten:

Angebote (Quotes)

Erfassen und vergleichen Sie Kostenvoranschläge verschiedener Auftragnehmer:

• Auftragnehmer, Betrag (netto/brutto), Beschreibung
• Vergleichen Sie Angebote nebeneinander
• Markieren Sie das akzeptierte Angebot

Gantt-Zeitplan

Im Tab ZEITPLAN sehen Sie alle Projekte und deren Phasen als Gantt-Diagramm (eine grafische Darstellung von Projektphasen als horizontale Balken auf einer Zeitachse):

Zoomen Sie mit den Schaltflächen zwischen Wochen-, Monats- und Quartalsansicht.

§559 BGB Modernisierungsumlage

Im Bearbeitungsdialog eines Projekts finden Sie den Modernisierungsumlage-Rechner:

1. Geben Sie die Gesamtkosten der Modernisierung ein
2. Ziehen Sie Instandhaltungsanteile ab (nicht umlagefähig)
3. Ziehen Sie erhaltene Fördermittel ab (z.B. KfW-Zuschüsse)
4. Das System berechnet automatisch:
5. Umlagefähiger Betrag = Gesamtkosten - Instandhaltung - Förderung
6. Jährliche Mieterhöhung = 8% des umlagefähigen Betrags (§559 Abs. 1 BGB)
7. Monatliche Mieterhöhung pro Einheit
8. Kappungsgrenze -- Prüfung der 3 EUR/m² bzw. 2 EUR/m² Grenze (§559 Abs. 3a BGB)

Hinweis: Die Berechnung dient als Orientierung. Lassen Sie die Modernisierungsumlage im Einzelfall von einem Fachanwalt prüfen.

Mietminderungsrechner

Falls Mieter während der Bauphase in ihrer Wohnqualität beeinträchtigt werden:

1. Öffnen Sie den Mietminderungsrechner im Projekt
2. Geben Sie ein:
3. Betroffene Einheit -- Welcher Mieter ist betroffen?
4. Art der Beeinträchtigung -- Lärm, Staub, eingeschränkte Nutzung, etc.
5. Zeitraum -- Von wann bis wann?
6. Minderungsquote -- Prozentsatz der Minderung (z.B. 10--30%)
7. Das System berechnet den Minderungsbetrag pro Monat und Gesamtzeitraum

KfW-Förderstatus

Verfolgen Sie den Status Ihrer KfW-Förderung direkt im Projekt:

Wichtig: Der KfW-Antrag muss vor Beginn der Maßnahme gestellt werden. Tragen Sie das Antragsdatum sorgfältig ein.

Dashboard

KPI-Karten

Charts

• Budget vs. Ist-Kosten: Balkendiagramm pro Projekt
• Projekte nach Status: Donut-Diagramm (Geplant, In Ausführung, Abgeschlossen)
• Kosten nach Typ: Aufschlüsselung nach Energetisch, Modernisierung, Instandsetzung
• Zeitlicher Verlauf: Monatliche Kostenentwicklung aller Projekte

Kalender

Zusammenspiel mit anderen Modulen

Tastenkürzel

Fehlerbehebung

Häufige Fragen

Wie berechne ich die Modernisierungsumlage korrekt? Nutzen Sie den §559-Rechner im Projekt. Ziehen Sie Instandhaltungsanteile und Fördermittel ab. Die maximale Mieterhöhung beträgt 8% des umlagefähigen Betrags pro Jahr, begrenzt durch die Kappungsgrenze von 3 EUR/m² (bzw. 2 EUR/m² bei Mieten unter 7 EUR/m²).

Muss ich Mieter über die Sanierung informieren? Ja, Mieter müssen mindestens 3 Monate vor Beginn schriftlich informiert werden (§555c BGB). Nutzen Sie die Briefvorlagen (siehe Kapitel 17: Briefvorlagen) für die Ankündigung.

Kann ich mehrere Projekte für ein Objekt gleichzeitig führen? Ja, jedes Objekt kann beliebig viele Sanierungsprojekte haben. Im Gantt-Diagramm werden alle Projekte übersichtlich dargestellt.

Wie dokumentiere ich Mängel bei der Bauabnahme? Nutzen Sie das Mängel-Panel im Projektdetail: Beschreibung, Schweregrad, Fotos und Nachbesserungsfrist. Setzen Sie den Status auf "In Nachbesserung" und verfolgen Sie die Behebung.

Sind Sanierungskosten steuerlich absetzbar? Instandhaltungskosten sind sofort als Werbungskosten absetzbar. Modernisierungskosten können über die AfA abgeschrieben oder als Modernisierungsumlage auf den Mieter umgelegt werden. Nutzen Sie den DATEV-Export für die Übergabe an Ihren Steuerberater (siehe Kapitel 06: Finanzen).

Steuer-Center

Übersicht

Das Steuer-Center unterstützt Sie bei der steuerlichen Verwaltung Ihrer Immobilien -- von der Abschreibungsberechnung (AfA) über die automatische Befüllung der Anlage V bis hin zu Kalkulatoren für Spekulationssteuer, Grundsteuer und Erbschaftsteuer. Einnahmen und Ausgaben werden direkt aus Ihren Verwaltungsdaten übernommen, sodass die Steuererklärung weitgehend automatisiert erstellt werden kann.

Navigation: Verwaltung --> DOKUMENTE --> Steuern

Warum ist das wichtig?

Die steuerliche Optimierung ist einer der größten finanziellen Hebel bei der Immobilienverwaltung. Die AfA (Absetzung für Abnutzung -- die jährliche steuerliche Abschreibung des Gebäudewerts) allein kann bei einem Mehrfamilienhaus mehrere tausend Euro Steuerersparnis pro Jahr bedeuten. Wenn Sie die Anlage V (das Steuerformular für Vermietungseinkünfte) nicht korrekt ausfüllen, verschenken Sie absetzbare Werbungskosten oder riskieren eine Steuernachzahlung. Dieses Modul nutzen Sie typischerweise einmal jährlich im Rahmen der Steuererklärung -- idealerweise nach Abschluss der Nebenkostenabrechnung.

Praxisbeispiel: Frau Weber erstellt die Anlage V für 2025. Sie wählt das Objekt "Sonnenallee 42" und das Steuerjahr 2025. Das System befüllt automatisch: Mieteinnahmen (23.400 EUR), Nebenkosten-Vorauszahlungen (5.400 EUR), Versicherungen (600 EUR), Wartungskosten (340 EUR), AfA (4.800 EUR bei Anschaffungskosten 300.000 EUR und 2% Abschreibung für Baujahr 1965, abzüglich 20% Grundstücksanteil). Ergebnis: Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung (V+V) von 12.260 EUR. Frau Weber exportiert die Anlage V als PDF für ihren Steuerberater.

⚠️ Wichtig: Der Grundstücksanteil (der nicht abschreibbare Anteil, typischerweise 20--30% des Kaufpreises) muss korrekt ermittelt werden. Ein zu hoher Grundstücksanteil verringert Ihre jährliche AfA, ein zu niedriger kann bei einer Steuerprüfung beanstandet werden. Im Zweifelsfall orientieren Sie sich am Kaufvertrag oder der Bodenrichtwertkarte.

Sub-Tabs

AfA-Rechner

Der AfA-Rechner berechnet die lineare Abschreibung für vermietete Immobilien nach §7 Abs. 4 EStG.

Eingabefelder

AfA-Sätze

Ergebnis

Berechnung durchführen

1. Wählen Sie das Objekt aus -- Anschaffungsdaten werden automatisch geladen
2. Passen Sie bei Bedarf Anschaffungskosten und Grundstücksanteil an
3. Der AfA-Satz wird anhand des Baujahrs automatisch ermittelt
4. Klicken Sie auf "Berechnen"
5. Das Ergebnis zeigt die jährliche und monatliche Abschreibung

Hinweis: Der AfA-Satz von 3% gilt nur für Gebäude, die nach dem 31.12.2022 fertiggestellt wurden (§7 Abs. 4 EStG n.F.).

Anlage V

Die Anlage V wird automatisch mit Daten aus Ihrer Verwaltung befüllt. Sie erfasst Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung für die Einkommensteuererklärung.

Steuerjahr und Objekt auswählen

1. Wählen Sie das gewünschte Steuerjahr aus dem Dropdown
2. Wählen Sie das Objekt aus
3. Die Daten werden automatisch aus den Modulen geladen

Automatisch befüllte Bereiche

Einnahmen-/Ausgaben-Berechnung

Anlage V exportieren

1. Prüfen Sie alle automatisch befüllten Werte
2. Ergänzen oder korrigieren Sie bei Bedarf manuell
3. Klicken Sie auf "PDF exportieren" für die Abgabe beim Finanzamt

Hinweis: Die automatische Befüllung ersetzt keine steuerliche Beratung. Lassen Sie die Anlage V von Ihrem Steuerberater prüfen.

Kalkulatoren

Spekulationssteuer-Rechner

Berechnet die Steuerpflicht bei Immobilienverkauf innerhalb der Spekulationsfrist von 10 Jahren (§23 EStG). Nach Ablauf dieser Frist ist der Veräußerungsgewinn steuerfrei.

Tipp: Bei Eigennutzung im Jahr des Verkaufs und den zwei vorangehenden Jahren entfällt die Spekulationssteuer -- auch innerhalb der 10-Jahres-Frist.

Grundsteuer-Rechner

Ermittelt die voraussichtliche Grundsteuer nach dem Bundesmodell (ab 2025).

Erbschaftsteuer-Rechner

Schätzt die Erbschaftsteuer bei Immobilienübertragung.

Tastenkürzel

Fehlerbehebung

Häufige Fragen

Wie bestimme ich den Grundstücksanteil für die AfA? Das Finanzamt akzeptiert in der Regel 20--30% für städtische Lagen. Bei Eigentumswohnungen wird der Grundstücksanteil häufig aus dem Kaufvertrag oder der Teilungserklärung entnommen. Im Zweifelsfall konsultieren Sie Ihren Steuerberater.

Kann ich die Anlage V für mehrere Objekte erstellen? Ja, wählen Sie nacheinander verschiedene Objekte aus. Für jedes Objekt wird eine separate Anlage V erstellt und als PDF exportiert.

Was passiert bei einem Verkauf innerhalb der Spekulationsfrist? Der Gewinn aus dem Verkauf ist als privates Veräußerungsgeschäft steuerpflichtig (§23 EStG). Nutzen Sie den Spekulationssteuer-Rechner, um die voraussichtliche Steuerlast zu ermitteln.

Werden die Steuerrechner automatisch aktualisiert? Die Rechner verwenden die aktuell gültigen Steuersätze und Freibeträge. Bei Gesetzesänderungen werden die Werte im Rahmen von Software-Updates aktualisiert.

Kann ich die Daten direkt ans Finanzamt übermitteln? Nein, ImmoCopilot erstellt die Anlage V als PDF. Die elektronische Übermittlung erfolgt über ELSTER oder Ihren Steuerberater. Der DATEV-Export (siehe Kapitel 06: Finanzen) erleichtert die Übergabe an den Steuerberater.

Dokumentenverwaltung

Übersicht

Das Modul Dokumente ist Ihr digitales Archiv für alle immobilienbezogenen Unterlagen -- Mietverträge, Rechnungen, Versicherungsscheine, Fotos und mehr. Dokumente werden automatisch in einer Ordnerstruktur organisiert und per Tesseract-OCR durchsuchbar gemacht. Generierte Verträge, Briefvorlagen, Nebenkostenabrechnungen und Übergabeprotokolle werden automatisch hier archiviert.

Navigation: Verwaltung --> DOKUMENTE --> Dokumente

Warum ist das wichtig?

In der Immobilienverwaltung fallen unzählige Dokumente an: Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Handwerkerrechnungen, Versicherungsscheine, Übergabeprotokolle und Korrespondenz. Ohne ein strukturiertes digitales Archiv verbringen Sie wertvolle Zeit mit der Suche nach Unterlagen -- besonders kritisch, wenn der Steuerberater Belege anfordert oder ein Mieter seine Nebenkostenabrechnung anficht. Die OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition -- die automatische Erkennung von Text in gescannten Dokumenten) macht Ihre Dokumente durchsuchbar, sodass Sie z.B. eine Rechnung anhand des Betrags finden können. Dieses Modul nutzen Sie laufend, um eingehende Dokumente zu archivieren.

Praxisbeispiel: Frau Weber scannt die Handwerkerrechnung für die Wasserhahn-Reparatur ein und lädt sie als PDF hoch. Das System ordnet sie automatisch dem Ordner "Sonnenallee 42 > 2026 > Rechnungen" zu. Die OCR-Verarbeitung erkennt den Rechnungsbetrag "85,00 EUR" und den Firmennamen "Sanitär Meier". Drei Monate später sucht Frau Webers Steuerberater nach allen Instandhaltungsrechnungen -- über die Volltextsuche findet sie die Rechnung sofort, ohne manuell durch Ordner blättern zu müssen.

⚠️ Wichtig: Gelöschte Dokumente können nicht wiederhergestellt werden. Löschen Sie Dokumente nur, wenn Sie sicher sind, dass sie nicht mehr benötigt werden. Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen: Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen sollten mindestens 3 Jahre nach Ende des Mietverhältnisses aufbewahrt werden, steuerlich relevante Belege mindestens 10 Jahre.

Dashboard

KPI-Karten

Ordnerstruktur

Dokumente werden in einer automatisch generierten Baumstruktur organisiert:

Objekt
  Jahr (z.B. 2026)
    Mieter (z.B. Müller, Thomas)
      Mietvertrag
      Nebenkostenabrechnung
      Korrespondenz
      Rechnungen
      Sonstiges

Ordner-Hierarchie

Eigene Ordner erstellen

1. Navigieren Sie zur gewünschten Stelle in der Baumstruktur
2. Klicken Sie auf "Neuer Ordner"
3. Vergeben Sie einen Namen
4. Der Ordner wird in die bestehende Struktur eingefügt

Dokumente hochladen

Unterstützte Formate

Maximale Dateigröße: 25 MB pro Datei

Upload-Methoden

Upload durchführen

1. Navigieren Sie zum gewünschten Ordner in der Baumstruktur
2. Ziehen Sie die Datei in den Upload-Bereich oder klicken Sie auf "Datei hochladen"
3. Wählen Sie die Kategorie (Mietvertrag, Rechnung, Korrespondenz, etc.)
4. Vergeben Sie optional einen Anzeigenamen
5. Klicken Sie auf "Hochladen"
6. Die OCR-Verarbeitung startet automatisch im Hintergrund

OCR-Texterkennung

Hochgeladene Dokumente werden automatisch per Tesseract-OCR verarbeitet. Der erkannte Text wird dem Dokument als durchsuchbarer Inhalt zugeordnet.

Funktionsweise

Hinweise zur OCR

• Die OCR-Verarbeitung erfolgt automatisch nach dem Upload
• Die Erkennungsqualität hängt von der Bildqualität ab -- scannen Sie Dokumente möglichst gerade und kontrastreich
• Der OCR-Status wird im Dashboard als KPI angezeigt (Ohne OCR)
• Bei schlechter Erkennung können Sie den OCR-Vorgang manuell erneut auslösen

Dokumente suchen und filtern

Suchfeld

Nutzen Sie das Suchfeld um Dokumente nach Name, Kategorie oder OCR-Textinhalt zu finden. Die Volltextsuche durchsucht auch den per OCR erkannten Text -- so finden Sie z.B. eine Rechnung anhand des Rechnungsbetrags.

Filter

Dokumente verwalten

Dokument öffnen

• Klicken Sie auf ein Dokument um die Vorschau zu öffnen
• PDF-Dokumente werden direkt im Browser angezeigt
• Bilder werden mit Zoom-Funktion dargestellt

Dokument bearbeiten

1. Öffnen Sie das Dokument
2. Ändern Sie Kategorie, Name oder Zuordnung
3. Verschieben Sie das Dokument in einen anderen Ordner
4. Klicken Sie auf "Speichern"

Dokument herunterladen

Klicken Sie auf "Herunterladen" um die Originaldatei auf Ihrem Gerät zu speichern.

Dokument löschen

1. Wählen Sie das Dokument aus
2. Klicken Sie auf "Löschen"
3. Bestätigen Sie die Löschung im Dialog

Wichtig: Gelöschte Dokumente können nicht wiederhergestellt werden. Erstellen Sie bei Bedarf vorab eine lokale Sicherungskopie.

Automatisch archivierte Dokumente

Folgende Module speichern generierte Dokumente automatisch in der Dokumentenverwaltung:

Zusammenspiel mit anderen Modulen

Tastenkürzel

Fehlerbehebung

Häufige Fragen

Können Mieter ihre Dokumente im Portal einsehen? Ja, über das Mieterportal (siehe Kapitel 20) haben Mieter Zugriff auf die für sie freigegebenen Dokumente wie Mietvertrag, Nebenkostenabrechnung und Hausordnung.

Gibt es eine Speicherbegrenzung? Die Speicherbegrenzung hängt von Ihrer Server-Konfiguration ab. Der KPI "Speicherverbrauch" im Dashboard zeigt den aktuellen Verbrauch an.

Werden hochgeladene Dokumente verschlüsselt? Ja, alle Dokumente werden verschlüsselt gespeichert. Der Zugriff ist nur über authentifizierte Benutzer mit entsprechender Berechtigung möglich.

Kann ich ganze Ordner herunterladen? Einzelne Dateien können heruntergeladen werden. Für den Export mehrerer Dokumente nutzen Sie die Export-Funktionen der jeweiligen Module.

Wie funktioniert die automatische Ordnerstruktur? Bei jedem Upload wird das Dokument anhand von Objekt, Jahr und Mieter automatisch in den passenden Ordner einsortiert. Sie können Dokumente nachträglich in andere Ordner verschieben.

Vertragsgenerator

Übersicht

Der Vertragsgenerator erstellt rechtssichere Mietverträge auf Basis Ihrer Stammdaten. In vier Schritten wählen Sie eine Vorlage, ordnen Objekt und Mieter zu, ergänzen Details und Klauseln und erhalten ein druckfertiges PDF. Der Auto-Fill übernimmt Adressen, Wohnflächen und Mietkonditionen automatisch aus den Stammdaten, sodass manuelle Eingaben minimiert werden.

Navigation: Verwaltung --> VORLAGEN & PROTOKOLLE --> Verträge

Warum ist das wichtig?

Ein Mietvertrag ist das rechtliche Fundament des Mietverhältnisses -- fehlerhafte oder unvollständige Verträge können unwirksame Klauseln enthalten und zu kostspieligen Rechtsstreitigkeiten führen. Der Vertragsgenerator erstellt Verträge auf Basis aktueller Rechtsvorlagen und übernimmt Stammdaten automatisch (Auto-Fill), sodass Tippfehler bei Namen, Adressen oder Mietkonditionen vermieden werden. Dieses Modul nutzen Sie bei jeder Neuvermietung -- nachdem Kontakt, Objekt und Mietverhältnis angelegt sind.

Praxisbeispiel: Frau Weber vermietet die Wohnung im 2. OG an Herrn Yilmaz. Sie öffnet den Vertragsgenerator, wählt "Wohnraummietvertrag", ordnet Objekt "Sonnenallee 42", Einheit "Whg 2. OG links" und Mieter "Yilmaz" zu. Der Auto-Fill übernimmt automatisch: Adresse des Mietobjekts, Wohnfläche 62 m², Mieterdaten und Vermieter-Bankverbindung. Frau Weber ergänzt: Kaltmiete 680 EUR, NK-Vorauszahlung 160 EUR, Kaution 2.040 EUR (drei Nettokaltmieten). Sie aktiviert die Kleinreparaturklausel (eine Vereinbarung, dass der Mieter kleine Reparaturen bis 120 EUR pro Einzelfall selbst trägt) und generiert das PDF. Der fertige Vertrag wird automatisch in der Dokumentenverwaltung archiviert.

⚠️ Wichtig: Starre Schönheitsreparaturklauseln (z.B. "alle 3 Jahre streichen") sind nach aktueller BGH-Rechtsprechung unwirksam und machen die gesamte Renovierungspflicht des Mieters nichtig. Der Vertragsgenerator verwendet daher flexible Formulierungen. Lassen Sie Sondervereinbarungen im Zweifelsfall von einem Fachanwalt für Mietrecht prüfen.

Wizard (4 Schritte)

Schritt 1: Vorlage

Wählen Sie einen der verfügbaren Vertragstypen:

Vertragstyp auswählen

1. Klicken Sie auf die Kachel des gewünschten Vertragstyps
2. Eine Kurzbeschreibung zeigt die wesentlichen Merkmale
3. Klicken Sie auf "Weiter"

Schritt 2: Zuordnung

Ordnen Sie den Vertrag einem Objekt und den beteiligten Parteien zu:

Auto-Fill

Nach Auswahl von Objekt und Mieter werden folgende Felder automatisch übernommen:

• Adresse des Mietobjekts (Straße, PLZ, Ort)
• Wohnfläche und Zimmeranzahl der Einheit
• Persönliche Daten des Mieters (Name, Anschrift, Geburtsdatum)
• Daten des Vermieters (Name, Anschrift, Bankverbindung)

Tipp: Pflegen Sie Ihre Stammdaten vollständig, damit der Auto-Fill möglichst alle Felder automatisch befüllt. Unvollständige Daten erfordern manuelle Nacharbeit.

Schritt 3: Details

Allgemeine Vertragsbedingungen

Zusätzliche Klauseln

Wohnraummietvertrag:

Gewerbemietvertrag (zusätzlich):

Möblierter Mietvertrag (zusätzlich):

Schritt 4: Fertig

Zusammenfassung prüfen

1. Alle eingegebenen Daten werden übersichtlich zusammengefasst
2. Prüfen Sie Vertragsparteien, Mietobjekt und Konditionen
3. Korrigieren Sie bei Bedarf durch Zurücknavigieren zu den vorherigen Schritten

PDF generieren

1. Klicken Sie auf "Vertrag erstellen"
2. Das PDF wird generiert und zum Download angeboten
3. Der Vertrag wird automatisch in der Dokumentenverwaltung gespeichert (siehe Kapitel 15: Dokumente)

Hinweis: Der generierte Vertrag basiert auf aktuellen Rechtsvorlagen, ersetzt jedoch keine individuelle Rechtsberatung. Bei Sondervereinbarungen oder komplexen Konstellationen konsultieren Sie einen Fachanwalt für Mietrecht.

Zusammenspiel mit anderen Modulen

Tastenkürzel

Fehlerbehebung

Häufige Fragen

Kann ich den generierten Vertrag nachträglich bearbeiten? Das generierte PDF kann nicht direkt in ImmoCopilot bearbeitet werden. Für Änderungen erstellen Sie einen neuen Vertrag über den Wizard. Alternativ bearbeiten Sie das PDF in einem externen PDF-Editor.

Sind die Vertragsvorlagen rechtlich aktuell? Die Vorlagen basieren auf aktuellen Rechtsvorlagen des deutschen Mietrechts. Bei Gesetzesänderungen werden die Vorlagen im Rahmen von Software-Updates aktualisiert.

Kann ich eigene Vertragsvorlagen erstellen? Derzeit stehen drei vordefinierte Vertragstypen zur Verfügung. Für individuelle Klauseln nutzen Sie die Felder im Schritt "Details".

Was ist bei der Schönheitsreparaturklausel zu beachten? Starre Fristenregelungen (z.B. "alle 3 Jahre streichen") sind nach aktueller Rechtsprechung des BGH unwirksam. Die Vorlage verwendet flexible Formulierungen, die den aktuellen Anforderungen entsprechen.

Wird der Vertrag automatisch als Mietverhältnis angelegt? Nein, der Vertragsgenerator erstellt nur das PDF-Dokument. Das Mietverhältnis muss separat im Modul Mietverhältnisse (siehe Kapitel 03) angelegt werden.

Briefvorlagen

Übersicht

Das Modul Briefvorlagen erstellt professionelle Schreiben an Mieter auf Basis Ihrer Verwaltungsdaten. In vier Schritten wählen Sie eine Vorlage, laden die Empfängerdaten, bearbeiten den Inhalt und generieren ein druckfertiges PDF. Zusätzlich steht eine Mieterselbstauskunft für Mietinteressenten zur Verfügung. Die generierten Briefe können direkt per Briefpost versendet werden (siehe Kapitel 21: Multi-Channel Kommunikation).

Navigation: Verwaltung --> VORLAGEN & PROTOKOLLE --> Briefvorlagen

Warum ist das wichtig?

Viele Schreiben in der Immobilienverwaltung müssen bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllen -- eine Mieterhöhung muss z.B. eine Begründung enthalten und die Kappungsgrenze einhalten, eine Modernisierungsankündigung muss mindestens drei Monate vor Beginn zugestellt werden. Selbstformulierte Schreiben mit fehlenden Pflichtangaben sind im schlimmsten Fall unwirksam. Die Briefvorlagen stellen sicher, dass alle rechtlich erforderlichen Bestandteile enthalten sind, und befüllen Empfängerdaten automatisch aus Ihren Stammdaten. Dieses Modul nutzen Sie bei konkreten Anlässen wie Mieterhöhungen, Kündigungsbestätigungen oder Wartungsankündigungen.

Praxisbeispiel: Frau Weber möchte die Kaltmiete für Herrn Hoffmanns Wohnung von 650 EUR auf 700 EUR erhöhen. Sie wählt die Briefvorlage "Mieterhöhung", ordnet Objekt und Einheit zu -- die aktuelle Kaltmiete wird automatisch geladen. Sie trägt die neue Kaltmiete ein, begründet mit dem aktuellen Mietspiegel und setzt das Wirksamkeitsdatum auf drei Monate in der Zukunft (Überlegungsfrist gemäß §558b BGB). Das System prüft automatisch die Kappungsgrenze (die maximale Erhöhung von 20% in drei Jahren). Frau Weber erstellt das PDF und versendet es über den Briefpost-Kanal als Einschreiben mit Rückschein -- so hat sie einen rechtssicheren Zustellnachweis.

⚠️ Wichtig: Eine Mieterhöhung wird erst wirksam, wenn der Mieter zustimmt. Die Überlegungsfrist (Zustimmungsfrist) beträgt bis zum Ende des zweiten Monats nach Zugang des Erhöhungsverlangens (§558b BGB). Versendet Frau Weber die Mieterhöhung im März 2026, wird sie frühestens ab Juni 2026 wirksam.

Sub-Tabs

Brief-Wizard (4 Schritte)

Schritt 1: Vorlage

Wählen Sie einen der verfügbaren Brieftypen:

Schritt 2: Daten laden

Nach Auswahl des Brieftyps werden Empfängerdaten aus den Stammdaten geladen:

Automatisch geladene Daten

• Name und Anschrift des Mieters (aus Kapitel 08: Kontakte)
• Adresse des Mietobjekts
• Aktuelle Mietkonditionen (Kaltmiete, Nebenkosten)
• Vermieterdaten (Name, Anschrift)

Schritt 3: Bearbeiten

Mieterhöhung (§558 BGB)

Kündigungsbestätigung

Wartungsankündigung

Allgemeines Anschreiben

Schritt 4: Fertig

1. Die Vorschau zeigt den formatierten Brief mit allen eingetragenen Daten
2. Prüfen Sie Anrede, Inhalt und Rechtschreibung
3. Klicken Sie auf "PDF erstellen"
4. Das PDF wird zum Download angeboten und in der Dokumentenverwaltung gespeichert (siehe Kapitel 15: Dokumente)

Tipp: Nutzen Sie den Briefpost-Kanal (siehe Kapitel 21: Messaging), um den Brief direkt aus ImmoCopilot per Post zu versenden -- inklusive Einschreiben mit Rückschein für rechtlich relevante Schreiben.

Mieterselbstauskunft

Im Tab MIETERSELBSTAUSKUNFT erstellen Sie einen Selbstauskunftsbogen für Mietinteressenten.

Varianten

Umschalten

• Nutzen Sie den Toggle zwischen "Leer" und "Vorausgefüllt"
• Bei der vorausgefüllten Variante wählen Sie einen Kontakt mit Rolle "Interessent" aus (siehe Kapitel 08: Kontakte)

Enthaltene Felder

PDF generieren

1. Wählen Sie die gewünschte Variante (leer oder vorausgefüllt)
2. Klicken Sie auf "PDF erstellen"
3. Das Formular wird als druckfertiges PDF generiert

Hinweis: Die Mieterselbstauskunft entspricht den aktuellen Datenschutzanforderungen -- unzulässige Fragen (z.B. Religionszugehörigkeit, Parteizugehörigkeit) sind bewusst nicht enthalten.

Zusammenspiel mit anderen Modulen

Tastenkürzel

Fehlerbehebung

Häufige Fragen

Kann ich eigene Briefvorlagen erstellen? Für individuelle Schreiben nutzen Sie die Vorlage "Allgemeines Anschreiben". Diese bietet ein frei editierbares Textfeld mit allen automatisch geladenen Empfängerdaten.

Wie versende ich den Brief per Post? Nach der PDF-Erstellung können Sie den Brief über den Briefpost-Kanal (LetterXpress) direkt versenden -- inklusive Optionen für Farbdruck, Einschreiben und Rückschein (siehe Kapitel 21).

Prüft das System die Mieterhöhung rechtlich? Ja, die Kappungsgrenze (§558 Abs. 3 BGB) wird automatisch geprüft. Das System warnt, wenn die Mieterhöhung den gesetzlichen Rahmen überschreitet. Die Prüfung ersetzt jedoch keine Rechtsberatung.

Kann ich Rundschreiben an alle Mieter eines Objekts erstellen? Nutzen Sie die Vorlage "Allgemeines Anschreiben" und erstellen Sie den Brief nacheinander für jeden Mieter. Alternativ nutzen Sie Ankündigungen im Mieterportal (siehe Kapitel 20).

Welche Fristen gelten bei der Wartungsankündigung? Die Wartungsankündigung sollte mindestens 2 Wochen vor Beginn der Arbeiten zugestellt werden. Bei duldungspflichtigen Modernisierungsmaßnahmen beträgt die Frist mindestens 3 Monate (§555c BGB).

Übergabeprotokoll

Übersicht

Das Übergabeprotokoll dokumentiert den Zustand einer Mieteinheit bei Ein- oder Auszug. In fünf Schritten erfassen Sie Basisdaten, Raumzustände, Zählerstände, Schlüssel und erstellen ein rechtssicheres PDF-Protokoll mit Unterschriftsfeldern. Die Dokumentation schützt beide Parteien bei späteren Streitigkeiten über den Zustand der Wohnung.

Navigation: Verwaltung --> VORLAGEN & PROTOKOLLE --> Übergabeprotokoll

Warum ist das wichtig?

Das Übergabeprotokoll ist Ihr wichtigstes Beweismittel bei Streitigkeiten über den Zustand einer Wohnung. Ohne ein sorgfältiges Protokoll mit Fotos können Sie bei Auszug eines Mieters Schäden nicht nachweisen -- und bleiben auf den Reparaturkosten sitzen. Umgekehrt schützt das Protokoll auch den Mieter vor unberechtigten Forderungen. Dieses Modul nutzen Sie bei jedem Mieterwechsel -- sowohl beim Einzug (Wohnungsübergabe an den neuen Mieter) als auch beim Auszug (Wohnungsrückgabe durch den Mieter).

Praxisbeispiel: Herr Hoffmann zieht aus der Wohnung im EG aus. Frau Weber erstellt ein Auszugs-Übergabeprotokoll: Sie bewertet jeden Raum, dokumentiert einen Kratzer im Parkettboden des Wohnzimmers (Bewertung "Mangelhaft" mit Foto) und eine leichte Verfärbung an der Badezimmerwand (Bewertung "Akzeptabel"). Sie trägt alle Zählerstände ein -- die Werte werden automatisch als Zwischenablesung im Zähler-Modul gespeichert. Alle fünf Schlüssel (2x Haustür, 2x Wohnung, 1x Briefkasten) werden als übergeben dokumentiert. Das PDF-Protokoll wird vor Ort von beiden Parteien unterschrieben. Beim Vergleich mit dem Einzugsprotokoll zeigt sich: Der Kratzer im Parkett war beim Einzug nicht vorhanden -- Frau Weber kann die Reparaturkosten von der Kaution einbehalten.

⚠️ Wichtig: Ein nicht unterschriebenes Übergabeprotokoll hat eine deutlich geringere Beweiskraft. Lassen Sie das Protokoll immer von beiden Parteien (Mieter und Vermieter oder Vertreter) vor Ort unterschreiben. Wenn der Mieter Mängel bestreitet, notieren Sie dies im Bemerkungsfeld -- die Fotos dienen als objektiver Nachweis.

Wizard (5 Schritte)

Schritt 1: Basis-Info

Schritt 2: Räume

Vordefinierte Räume

Eigene Räume hinzufügen

1. Klicken Sie auf "Raum hinzufügen"
2. Vergeben Sie eine Bezeichnung (z.B. Schlafzimmer, Kinderzimmer, Balkon, Keller, Abstellraum)
3. Der Raum wird mit den Standard-Prüfpunkten zur Liste hinzugefügt

Zustandsbewertung

Jeder Raum wird mit einer dreistufigen Bewertungsskala bewertet:

Mängel dokumentieren

1. Wählen Sie die Bewertung AKZEPTABEL oder MANGELHAFT
2. Beschreiben Sie den Mangel im Bemerkungsfeld (z.B. "Kratzer im Parkett vor dem Fenster, ca. 30 cm")
3. Laden Sie optional Fotos als Nachweis hoch
4. Jeder Raum kann mehrere Einzelbemerkungen enthalten

Tipp: Dokumentieren Sie jeden Mangel mit Fotos -- sie sind im Streitfall der wichtigste Nachweis.

Schritt 3: Zähler

Erfassen Sie alle Zählerstände der Mieteinheit zum Übergabezeitpunkt.

Zähler erfassen

1. Vorhandene Zähler werden automatisch aus dem Modul Zähler geladen (siehe Kapitel 10)
2. Tragen Sie den aktuellen Zählerstand ein
3. Bei Bedarf fügen Sie über "Zähler hinzufügen" weitere Zähler hinzu
4. Machen Sie bei Bedarf ein Foto des Zählerstands als Nachweis

Tipp: Fotografieren Sie jeden Zählerstand -- die Bilder werden dem Protokoll als Anlage beigefügt und dienen als Beweis bei Abrechnungsstreitigkeiten.

Schritt 4: Schlüssel

Dokumentieren Sie alle übergebenen oder zurückerhaltenen Schlüssel.

Vordefinierte Schlüsseltypen

Eigene Schlüssel hinzufügen

1. Klicken Sie auf "Schlüssel hinzufügen"
2. Geben Sie die Bezeichnung ein (z.B. Keller, Garage, Fahrradraum, Dachboden, Mülltonnenhaus)

Schlüssel dokumentieren

Schritt 5: Abschluss

Zusammenfassung

Alle erfassten Daten werden übersichtlich dargestellt:

• Beteiligte Personen und Datum
• Raumzustände mit Bewertungen und Mängelliste
• Zählerstände aller erfassten Zähler
• Schlüssel mit Anzahl und Übergabestatus

Abschließende Bemerkungen

Protokoll-PDF generieren

1. Prüfen Sie die Zusammenfassung sorgfältig
2. Ergänzen Sie bei Bedarf abschließende Bemerkungen
3. Klicken Sie auf "Protokoll erstellen"
4. Das PDF wird generiert mit:
5. Allen Raumbewertungen und Mängelbeschreibungen
6. Zählerständen und Zählerfotos
7. Schlüsselübergabe-Dokumentation
8. Unterschriftsfeldern für Mieter und Vermieter
9. Das Protokoll wird automatisch in der Dokumentenverwaltung gespeichert (siehe Kapitel 15: Dokumente)

Zusammenspiel mit anderen Modulen

Tastenkürzel

Fehlerbehebung

Häufige Fragen

Muss das Protokoll von beiden Parteien unterschrieben werden? Ja, das Protokoll sollte von Mieter und Vermieter (oder dessen Vertreter) unterschrieben werden. Das PDF enthält vorbereitete Unterschriftsfelder. Ein nicht unterschriebenes Protokoll hat eine deutlich geringere Beweiskraft.

Was mache ich, wenn der Mieter Mängel nicht anerkennt? Dokumentieren Sie die Mängel mit Fotos und Bemerkungen. Notieren Sie im Feld "Allgemeine Bemerkungen", dass der Mieter die Mängel bestreitet. Die Fotos dienen als objektiver Nachweis.

Kann ich ein Protokoll nachträglich ändern? Das generierte PDF ist unveränderlich. Erstellen Sie bei Bedarf ein neues Protokoll über den Wizard. Das ursprüngliche Protokoll bleibt in der Dokumentenverwaltung archiviert.

Wann sollte die Übergabe stattfinden? Idealerweise am Tag der Schlüsselübergabe. Bei Einzug: Bevor der Mieter die Wohnung bezieht. Bei Auszug: Nachdem der Mieter alle persönlichen Gegenstände entfernt hat.

Wie vergleiche ich Einzugs- und Auszugsprotokoll? Öffnen Sie beide Protokolle in der Dokumentenverwaltung (siehe Kapitel 15: Dokumente) und vergleichen Sie die Raumbewertungen. Verschlechterungen gegenüber dem Einzugsprotokoll können dem Mieter angelastet werden.

Daten-Import/Export

Übersicht

Das Modul Daten-Import/Export ermöglicht die Masseneingabe von Daten über den Import-Wizard sowie den Export Ihrer Verwaltungsdaten in verschiedenen Formaten. Unterstützt werden CSV- und Excel-Dateien, inklusive automatischer Erkennung des Immocloud-Formats für einen reibungslosen Systemwechsel. Der 5-Schritt-Wizard führt Sie sicher durch den Importprozess -- von der Dateiauswahl über das Spaltenmapping bis zum Ergebnisbericht.

Navigation: Übersicht --> "Daten importieren" (Import) bzw. jeweiliges Modul --> AKTIONEN (Export)

Warum ist das wichtig?

Wenn Sie von einem anderen Verwaltungssystem (z.B. Immocloud, Excel-Tabellen oder einer anderen Software) zu ImmoCopilot wechseln, möchten Sie Ihre bestehenden Daten nicht manuell neu eingeben. Der Import-Wizard übernimmt hunderte oder tausende Datensätze auf einmal -- mit automatischer Duplikaterkennung (Erkennung bereits vorhandener Einträge) und Validierung (Prüfung auf Vollständigkeit und Korrektheit). Auch im laufenden Betrieb ist der Export wichtig: Der DATEV-Export (ein standardisiertes Format für den Datenaustausch mit Steuerberatern) spart Ihnen und Ihrem Steuerberater erheblichen manuellen Aufwand. Dieses Modul nutzen Sie einmalig beim Systemwechsel und danach regelmäßig für DATEV-Exporte.

Praxisbeispiel: Frau Weber wechselt von Immocloud zu ImmoCopilot. Sie exportiert ihre Daten aus Immocloud und lädt die Datei hoch. Das System erkennt automatisch das Immocloud-Format -- kein manuelles Mapping (Spaltenzuordnung) nötig. Sie importiert in der richtigen Reihenfolge: erst 15 Kontakte, dann 3 Objekte, 6 Einheiten, 5 Mietverträge und 60 Mietzahlungen. Der Ergebnisbericht zeigt: 89 Datensätze erfolgreich importiert, 0 Fehler. Ihre gesamte Verwaltungshistorie ist innerhalb von 10 Minuten in ImmoCopilot verfügbar.

⚠️ Wichtig: Importieren Sie Daten immer in der richtigen Reihenfolge: Kontakte --> Objekte --> Einheiten --> Mietverträge --> Mietzahlungen. Jeder Entitätstyp baut auf den vorherigen auf. Wenn Sie z.B. Mietverträge importieren, bevor die zugehörigen Kontakte und Einheiten existieren, schlägt der Import fehl.

Import-Wizard (5 Schritte)

Schritt 1: Upload

Entitätstypen

Wählen Sie den Typ der zu importierenden Daten:

Wichtig: Importieren Sie Daten in der richtigen Reihenfolge: Kontakte --> Objekte --> Einheiten --> Mietverträge --> Mietzahlungen. Jeder Entitätstyp baut auf den vorherigen auf.

Dateiformat

Vorlage herunterladen

Für jeden Entitätstyp steht eine Importvorlage zum Download bereit:

1. Wählen Sie den gewünschten Entitätstyp
2. Klicken Sie auf "Vorlage herunterladen"
3. Die Vorlage enthält alle Spaltenüberschriften und Beispieldaten
4. Füllen Sie die Vorlage mit Ihren Daten und laden Sie sie hoch

Immocloud-Format

Das System erkennt automatisch Dateien im Immocloud-Exportformat:

• Spaltenbezeichnungen werden automatisch den ImmoCopilot-Feldern zugeordnet
• Kein manuelles Mapping erforderlich
• Das erkannte Format wird im Upload-Schritt angezeigt

Datei hochladen

1. Wählen Sie den Entitätstyp
2. Ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in den Upload-Bereich oder klicken Sie auf "Datei auswählen"
3. Die Datei wird analysiert und die Spalten erkannt
4. Klicken Sie auf "Weiter"

Schritt 2: Mapping

Spaltenzuordnung

Ordnen Sie die Spalten Ihrer Datei den Systemfeldern zu:

Auto-Suggestion

Das System erkennt gängige Spaltenbezeichnungen automatisch:

• "Vorname" / "First Name" --> Vorname
• "Nachname" / "Last Name" --> Nachname
• "Straße" / "Street" --> Straße
• "PLZ" / "Postal Code" --> Postleitzahl

Tipp: Je standardisierter Ihre Spaltenbezeichnungen, desto besser funktioniert die automatische Zuordnung. Nutzen Sie die Importvorlage als Referenz.

Schritt 3: Preview

Datenvorschau

Validierung

Duplikaterkennung

Erkannte Duplikate werden markiert. Sie können entscheiden, ob diese übersprungen oder aktualisiert werden sollen.

Schritt 4: Import

1. Klicken Sie auf "Import starten"
2. Eine Fortschrittsanzeige zeigt den aktuellen Stand
3. Fehlerhafte Datensätze werden übersprungen
4. Der Import kann bei großen Dateien einige Sekunden dauern

Schritt 5: Result

Ergebnisbericht

Fehlerbericht

• Jeder Fehler zeigt die Zeilennummer in der Quelldatei
• Die Fehlerbeschreibung erklärt das Problem (z.B. "PLZ ungültig", "Pflichtfeld 'Nachname' fehlt")
• Korrigieren Sie die Quelldatei und importieren Sie die fehlerhaften Zeilen erneut

Export

Export je Modul

In jedem Verwaltungsmodul können Sie Daten über das AKTIONEN-Dropdown exportieren:

DATEV-Export

In den Modulen Finanzen (siehe Kapitel 06) und Bankkonten (siehe Kapitel 07) steht zusätzlich der DATEV-Export zur Verfügung:

1. Klicken Sie auf AKTIONEN --> DATEV exportieren
2. Wählen Sie den Zeitraum (Monat, Quartal oder Jahr)
3. Die Buchungen werden im DATEV-konformen Format exportiert
4. Übergeben Sie die Datei an Ihren Steuerberater

Tastenkürzel

Fehlerbehebung

Häufige Fragen

Kann ich von Immocloud zu ImmoCopilot wechseln? Ja, exportieren Sie Ihre Daten aus Immocloud und laden Sie die Exportdatei in ImmoCopilot hoch. Das Immocloud-Format wird automatisch erkannt, sodass kein manuelles Mapping erforderlich ist.

Werden bereits importierte Daten bei erneutem Import überschrieben? Nein, die Duplikaterkennung verhindert doppelte Einträge. Sie können wählen, ob Duplikate übersprungen oder aktualisiert werden sollen.

In welcher Reihenfolge sollte ich importieren? Kontakte --> Objekte --> Einheiten --> Mietverträge --> Mietzahlungen. Jeder Entitätstyp baut auf den vorherigen auf.

Kann ich den DATEV-Export automatisieren? Der DATEV-Export wird manuell ausgelöst. Exportieren Sie die Daten monatlich oder quartalsweise und senden Sie die Datei an Ihren Steuerberater.

Unterstützt der Import auch englische Spaltenbezeichnungen? Ja, die Auto-Suggestion erkennt sowohl deutsche als auch englische Spaltenbezeichnungen (z.B. "First Name" --> Vorname, "Street" --> Straße).

Mieterportal

Übersicht

Das Mieterportal ist ein eigenständiger Bereich für Ihre Mieter unter /portal/. Mieter können dort ihre Mietzahlungen einsehen, Wartungsmeldungen abgeben, Dokumente abrufen und mit dem Vermieter kommunizieren. Das Portal ist in Türkis (Teal) gestaltet und unterstützt vier Sprachen sowie einen Dunkelmodus. Es reduziert telefonische und postalische Anfragen erheblich und bietet Mietern einen modernen Self-Service-Zugang.

Navigation (Vermieter): Verwaltung --> BETRIEB --> Mieterportal-Einstellungen

Navigation (Mieter): /portal/ (separater Login)

Warum ist das wichtig?

Das Mieterportal reduziert Ihren Verwaltungsaufwand erheblich: Statt telefonischer Anfragen zu Zahlungsständen, Dokumentenanforderungen oder Schadensmeldungen können Mieter alles selbständig über den Self-Service erledigen. Studien zeigen, dass ein digitales Portal die telefonischen Anfragen um bis zu 60% senken kann. Gleichzeitig steigt die Mieterzufriedenheit, weil Informationen rund um die Uhr verfügbar sind. Wenn Sie das Portal nicht nutzen, verpassen Sie die Möglichkeit, Ihren Mietern einen modernen Service zu bieten und sich selbst zeitintensive Routinearbeit zu ersparen. Richten Sie das Portal idealerweise direkt nach dem Anlegen eines neuen Mietverhältnisses ein.

Praxisbeispiel: Frau Weber lädt ihren neuen Mieter Herrn Yilmaz zum Portal ein. Er erstellt sein Passwort und loggt sich ein. Im Portal sieht er sofort sein Dashboard: Miete 840 EUR (pünktlich bezahlt), keine offenen Wartungsmeldungen, und der Mietvertrag steht als PDF zum Download bereit. Herr Yilmaz nutzt den GiroCode (einen standardisierten QR-Code für Überweisungen) -- er scannt ihn mit seiner Banking-App, und die Überweisungsdaten (IBAN, Betrag, Verwendungszweck) sind automatisch korrekt ausgefüllt. Keine Tippfehler, schnelle Zuordnung im Bankkonten-Modul.

⚠️ Wichtig: Beachten Sie die DSGVO-Anforderungen (Datenschutz-Grundverordnung): Mieter haben das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und auf Löschung (Art. 17 DSGVO). Das Portal stellt diese Funktionen automatisch bereit. Daten mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z.B. Abrechnungen) können erst nach Ablauf der Fristen gelöscht werden.

Mieter-Zugang einrichten

Einladungssystem

Mieter erhalten Zugang zum Portal über eine Einladung:

1. Öffnen Sie das gewünschte Mietverhältnis (siehe Kapitel 03: Mietverhältnisse)
2. Klicken Sie auf "Zum Portal einladen"
3. Das System generiert einen Einladungslink mit Ablaufdatum
4. Der Mieter erhält die Einladung per E-Mail
5. Über den Link erstellt der Mieter sein Passwort
6. Nach der Registrierung kann sich der Mieter unter /portal/ anmelden

Tipp: Stellen Sie sicher, dass der Kontakt des Mieters eine gültige E-Mail-Adresse hat, bevor Sie die Einladung senden.

Dashboard (Mieter-Ansicht)

Nach dem Login sieht der Mieter ein Dashboard mit vier Karten:

Mietzahlungen

Zahlungsübersicht

Der Mieter sieht seine Zahlungshistorie:

GiroCode QR

Der GiroCode (auch EPC-QR-Code genannt) ist ein standardisierter QR-Code nach dem European Payments Council Standard, der alle Überweisungsdaten enthält. Für jede offene Zahlung steht ein solcher QR-Code bereit:

1. Der Mieter klickt auf "QR-Code anzeigen"
2. Der QR-Code enthält Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck
3. Der Mieter scannt den Code mit seiner Banking-App
4. Die Überweisungsdaten werden automatisch ausgefüllt

Tipp: Der GiroCode vermeidet Tippfehler bei IBAN und Verwendungszweck und beschleunigt die automatische Zuordnung im Bankkonten-Modul (siehe Kapitel 07: Bankkonten).

Wartungsmeldungen

Neue Meldung erstellen

1. Der Mieter klickt auf "Meldung erstellen"
2. Folgende Felder stehen zur Verfügung:

KI-Wartungstyp-Vorschlag

Das System schlägt auf Basis der Beschreibung automatisch einen Wartungstyp vor:

• Der Mieter gibt eine Beschreibung ein (z.B. "Wasserhahn tropft")
• Die KI analysiert den Text und schlägt den passenden Typ vor (z.B. "Sanitär -- Leitungswasser")
• Der Mieter kann den Vorschlag übernehmen oder manuell ändern

Die Meldung erscheint als neuer Wartungsauftrag in der Verwaltung (siehe Kapitel 11: Wartung).

Meldungen verfolgen

Dokumente

Der Mieter hat Zugriff auf die für ihn freigegebenen Dokumente:

Dokumente werden über die Dokumentenverwaltung bereitgestellt (siehe Kapitel 15: Dokumente).

Nachrichten

Kommunikation mit dem Vermieter

• Der Mieter kann über das Portal Nachrichten an den Vermieter senden
• Der Nachrichtenverlauf ist chronologisch einsehbar
• Neue Nachrichten werden durch eine Benachrichtigung hervorgehoben
• Der Verwalter sieht und beantwortet die Nachrichten unter Portal-Nachrichten (siehe Kapitel 09: Portal-Nachrichten)

Hausmitteilungen

Der Vermieter kann Ankündigungen an alle Mieter eines Objekts senden:

Typische Ankündigungen: Wartungsarbeiten, Änderungen der Hausordnung, saisonale Hinweise (Winterdienst, Gartenpflege), allgemeine Informationen.

Notfallkontakte

Der Vermieter hinterlegt Notfallkontakte im Portal:

Einstellungen und Personalisierung

Sprachauswahl